Di dunia kerja sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (K3) memiliki peranan penting di dalam organisasi. Terbukti dengan banyaknya organisasi yang mengadopsi ISO 45001 sebagai standar sistem manajemen K3. Hal ini menunjukkan ISO 45001 memang diperuntukkan untuk digunakan sebagai standar sebagaimana mestinya sejak terbit di tahun 2018, yang menjadi pengganti OHSAS 18001.

Kemudian menjadi pertanyaannya kenapa ISO 45001 menjadi standar yang diperuntukkan? Ada alasan dibalik itu. ISO 45001 mengandung manajemen K3 dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan untuk bisa diterapkan dalam aktivitas produksi, serta bisa risiko bahaya di dalam aktivitas kerja. Sehingga, karyawan maupun petinggi perusahaan memiliki sistem standar yang jelas dalam setiap langkah pada proses produksi bisnis. 

Maka bagi kamu yang tertarik dan ingin mempelajari bagaimana langkah persiapan sertifikasi ISO 45001, artikel ini bisa menjadi jawabannya. Di sini akan dibahas apa itu ISO 45001?, bagaimana rancangan persiapan sertifikasi ISO 45001? , dokumen persyaratan sertifikat ISO 45001, proses sertifikasi,  tantangan dalam audit K3 dan manfaatnya. 

Apa Itu ISO 45001

ISO 45001 adalah standar sistem manajemen K3 yang dikeluarkan oleh lembaga standarisasi internasional ISO. Keberadaan ISO 45001 menjadi kerangka acuan pada perusahaan atau organisasi yang menerapkannya untuk efektifitas manajemen K3. Adapun bentuk acuan yang bisa kamu temukan saat menggunakan ISO 45001 seperti mengidentifikasi risiko, mengidentifikasi peluang perbaikan, mendukung dan menjaga kesejahteraan pekerja dan organisasi terpantau dalam mematuhi peraturan dengan adanya evaluasi melalui ISO 45001. 

Maka, peranan penting tidak akan jauh-jauh dari menciptakan lingkungan kerja lebih aman dan sehat untuk seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekerja di organisasi dan perusahaan. Akhirnya, melalui kesejahteraan yang dirasakan atas kepedulian perusahaan untuk menjaganya, maka juga akan berdampak positif kembali ke perusahaan. Perusahaan atau organisasi akan dipandang peduli dan masyarakat memandang hal itu sebagai kemajuan memanusiakan manusia. Implementasi itu berdampak pada meningkatnya citra perusahaan. Melaluinya, pemegang saham akan semakin percaya dengan keberadaan perusahaan, dan keberlangsungan aktivitas bisnis berjalan lancar karena standar tersebut bisa berdampak mengurangi cedera kerja. 

Baca juga : Checklist Audit ISO 45001: Fokus Pada Poin-Poin Utama untuk Hasil yang Akurat

Rancangan Persiapan Sertifikasi ISO 45001

• Mulai dari Komitmen Manajemen Puncak

Inisiatif paling dibutuhkan ialah dari manajemen puncak. Karena, tanpa adanya dukungan dari manajemen puncak dirasa mustahil untuk sebuah perusahaan bisa melakukan persiapan sertifikasi ISO 45001. Maka peran dari manajemen puncak mesti memiliki komitmen dan kesadaran akan pentingnya manajemen K3. 

Sehingga, bentuk komitmen manajemen puncak adalah dengan bertanggung jawab mengenai manajemen K3, bisa menjadi pengarah dalam menentukan kebijakan K3 pada organisasi dan menginformasikannya kepada karyawan, memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk K3, mengkomunikasikan kepada organisasi supaya tetap pada batasan peraturan namun masih bisa memenuhi permintaan pelanggan, memastikan K3 dipakai di segala tingkatan dan fungsi pekerja, melakukan tinjauan manajemen, mempromosikan dan meyakinkan tindakan perbaikan, serta memastikan lingkungan yang mendorong agar bisa melakukan konsultasi dan keterlibatan pekerja tercipta. 

• Bergerak Membentuk Tim Agar ISO 45001 Dapat Diimplementasikan

Cara kedua adalah dengan membentuk tim yang bisa mengawasi diterapkannya ISO 45001 oleh perusahaan dengan baik dan benar. Tentu anggota tim tersebut harus memahami makna yang sebenarnya dari ISO 45001. 

Melalui anggota tim yang dibuat berdasarkan kompleksitas suatu organisasi memiliki berbagai tugas mulai sebagai koordinator untuk merencanakan, mengimplementasikan sampai mengawasi setiap perkembangan dan kendala yang ada. Sehingga sebaiknya anggota tim ini harus diisi oleh orang-orang yang memiliki pemahaman terhadap persyaratan untuk bisa meraih sertifikasi ISO 45001 dan juga memiliki sertifikat AK3. 

• ISO 45001 Mulai Dipraktikkan

Setelah tim dibentuk selanjutnya pergerakkan dalam bentuk praktik menjadi langkah ketiga yang harus dilakukan. Sebab, dengan dipraktikkannya apa yang terkandung di dalam ISO 45001 maka perusahaan akan lebih mudah untuk beradaptasi dengan standar yang sudah ditetapkan. 

Akan tetapi sebelum dipraktikan, pastikan perusahaan telah memberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang tujuan dan bagaimana bentuk langkah untuk mendapatkan sertifikasi ISO 45001. Adapun bentuk langkah akan disesuaikan dengan susunan struktur anggota perusahaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 

Setelah perusahaan mengatur bentuk praktik ISO 45001 terhadap seluruh struktur pekerja, maka harus diadakan pelatihan awal, mengundang pihak profesional untuk mengadakan kursus pelatihan, atau bisa juga berpartisipasi dalam kursus pelatihan eksternal yang diadakan organisasi pelatihan profesional. 

• Membandingkan ISO 45001 dengan Sistem Manajemen Sebelumnya

Sebuah perusahaan pasti telah memiliki aturan tersendiri dalam menciptakan manajemen K3, namun hal itu tidaklah sama dengan penerapan standarisasi ISO 45001 secara keseluruhan. Meski begitu kedua hal tersebut bisa dijadikan perbandingan .

Melalui perbandingan, maka akan ada ditemukan dokumen yang membutuhkan modifikasi atau penjabaran untuk diidentifikasi dan didaftar, dimana disebut analisa perbedaan. Kemudian melalui analisa perbedaan ini akan dibandingkan manajemen yang lama dengan ISO 45001. Ketidaksesuaiannya yang ditemukan bisa dijadikan rujukan untuk perbaikan dengan rencana implementasi yang terdokumentasi. 

• Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan Organisasi

Produk dan layanan yang ditawarkan organisasi menjadi penentu dalam menentukan ruang lingkup dan kebijakan. Melaluinya perusahaan bisa mendapatkan arah yang jelas untuk menentukan ruang lingkup sistem manajemen K3 dan sekaligus sebagai persyaratan dari sertifikasi ISO 45001. 

Sementara untuk cakupan ruang lingkup bisa meliputi seluruh organisasi, fungsi tertentu ataupun satu fungsi maupun lebih dari seluruh kelompok organisasi. Adapun untuk kebijakan organisasi berbicara tentang maksud dan tujuan dari organisasi yang dinyatakan secara formasi oleh manajemen puncak. Oleh karenanya, manajemen puncak memiliki tanggung jawab dalam menetapkan sekaligus memelihara kebijakan seputar K3. 

• Membuat Perencanaan 

Perencanaan dibuat untuk menentukan risiko dan peluang yang ada untuk sistem manajemen K3. Oleh karenanya dibutuhkan sasaran K3 yang jelas, dimana didasarkan pada fungsi dan tingkat yang relevan untuk meningkatkan serta mempertahankan sistem manajemen dan kinerja K3. 

Sementara untuk melakukannya yang diawali dengan menentukan risiko dan peluang yang ada pada manajemen K3 bisa melalui beberapa hal. Pertama, mengidentifikasi bahaya dalam aktivitas. Kedua, penilaian risiko K3 serta risiko lainnya dalam manajemen K3. Ketiga, melakukan penilaian peluang K3 dan peluang yang memiliki pengaruh pada sistem manajemen K3. Keempat, melakukan penentuan persyaratan hukum dan lainnya. Kelima, baru dilanjutkan dengan tindakan perencanaan.  

• Membuat Dokumentasi ISO 45001

Untuk dokumen ISO 45001 bisa dibuat secara fleksibel, sehingga organisasi memiliki kebebasan tersendiri namun masih disesuaikan dengan standar yang dianjurkan. Lingkup dokumen juga terbagi dua, meliputi dokumen wajib dan dokumen yang dibutuhkan namun tidak bersifat wajib. 

• Implementasi

Melalui dokumen yang dibuat bisa dilanjutkan dengan implementasi, agar karyawan bisa mengerti dengan prosedur dan dokumen yang dibuat sebelumnya. Namun, jika ditemukan perbedaan antara prosedur dan aktual maka perusahaan mesti memutuskan apakah akan revisi atau bisa juga diambil keputusan dengan pelaksanaan di lapangan disesuaikan dengan prosedur. Semua itu tergantung dengan kondisi dan situasi perusahaan, melalui penilaian langkah yang lebih tepat dan efisien untuk perusahaan. Kemudian, jika memutuskan untuk merevisi maka semua dokumen harus dilaporkan ke dokumen kontrol dan form yang dibuat harus benar-benar dipastikan digunakan dilapangan. 

• Mengadakan Pelatihan pada Internal Auditor

Implementasi dari manajemen K3 harus disertai dengan pelatihan dan pemantauan. Pelatihan bisa didapatkan dari internal auditor dan pemantauan dilakukan dengan audit internal oleh auditor internal. 

Auditor bisa melakukan berbagai hal dalam mendukung kinerja perusahaan menjadi lebih baik dari segi keamanan dan kenyamanan setiap karyawannya. Hal ini bisa melalui kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan dan membuat laporan audit. Untuk audit dilakukan untuk mencari kesesuaian dengan persyaratan ISO 45001, persyaratan pelanggan, dan kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan. Sementara untuk pelatihan, pihak perusahaan atau organisasi bisa mengundang pihak luar yang kompeten dibidangnya dalam pelaksanaan audit itu sendiri. 

• Evaluasi Manajemen K3 Kondisi Keseluruhan

Pemantauan atau evaluasi menjadi hal penting yang dilakukan untuk mengukur sistem yang sudah dijalankan. Bentuk evaluasi dibuktikan dengan melakukan dokumentasi. Evaluasi dilakukan dengan mengukur kepuasan pelanggan dimana didapatkan melalui bermacam-macam metode baik dalam bentuk survei, kunjungan pelanggan, saran dari publik, maupun daftar keluhan yang bernilai negatif sekalipun. 

Melalui itu semua, perusahaan menjadi tau bagaimana kinerja mereka selama ini. Sehingga baik masih ada perbaikan atau mendekati dari standarisasi bisa diketahui perusahaan. Hal ini dikerjakan melalui observasi, wawancara, dan pemeriksaaan informasi terdokumentasi. 

• Rapat Tinjauan Manajemen

Evaluasi juga dilakukan dengan pengadaan tinjauan manajemen. Dimana hal ini dilakukan manajemen puncak yang searah dengan strategi perusahaan. Hal ini ditujukan agar perusahaan atau organisasi bisa mengamati secara lebih dekat melalui perundingan, apakah sistem manajemen K3 masih sesuai atau tidak. 

Rapat tinjauan manajemen ini dilakukan pada interval yang direncanakan baik skala bulanan, triwulan, enam bulan atau bahkan setahun. Kegiatan ini bisa dilakukan secara mandiri atau dalam kombinasi kegiatan seperti laporan, rakernas, serta pertemuan. 

• Badan Sertifikasi Mengadakan Audit Eksternal

Setelah semua persyaratan terpenuhi menurut perusahaan atau organisasi, maka badan sertifikasi akan mulai bekerja untuk menilai dan mempertimbangkan dalam memberi sertifikasi nantinya. Untuk audit biasanya dilakukan dengan audit stage satu, yakni audit dokumentasi dengan melihat kelengkapannya dan keakuratan dari dokumentasi. Sementara jika sudah terpenuhi maka akan berlanjut pada audit kedua. Audit stage dua ialah menilai implementasi dan keefektifan sistem manajemen K3. 

Baca juga : Mengapa ISO 45001 Penting? Manfaat dan Keuntungan bagi Lingkungan Kerja

Dokumen Persyaratan Sertifikasi ISO 45001

• Dokumen yang Dibutuhkan

Dokumen yang dibutuhkan memiliki banyak bentuk dan termuat dalam klausul yang telah ditetapkan. Hal tersebut meliputi ruang lingkup sistem manajemen K3, kebijakan K3, peran dan tanggung jawab, peluang dan risiko dengan proses penanganannya, metodologi dan kriteria penilaian risiko K3, tujuan dan rencana K3, komunikasi, operasional kontrol, dan proses kesiapsiagaan dan respon tanggap darurat. 

• Rekaman Wajib

Rekaman wajib yang harus dipenuhi perusahaan pertama; dengan hukum yang berlaku dan persyaratan lain, kedua; catatan pelatihan, keahlian, pengalaman, dan kualifikasi, ketiga; hasil pengukuran dan pemantauan, keempat; kalibrasi dan verifikasi pemantauan serta mengukur peralatan, kelima; evaluasi kewajiban, keenam; program internal audit, ketujuh; hasil kajian internal, kedelapan; hasil kajian manajemen, kesembilan; insiden dan nonconformities, dan kesepuluh hasil tindakan korektif. 

• Dokumen Tidak Wajib

Keadaan perusahaan atau organisasi berbeda-beda, oleh karenanya kebutuhan perusahaan atau organisasi tidak hanya bergantung kepada dokumen wajib namun juga tidak wajib. Hal ini bisa meliputi prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak berkepentingan ataupun prosedur identifikasi, evaluasi terhadap peluang risiko pada sistem manajemen K3. 

Baca juga : Penerapan ISO 45001 dengan Konsep Plan-Do-Chek-Action (PDCA)

Proses Sertifikasi ISO 45001

• Persiapan

Banyak hal yang harus dipersiapkan perusahaan dan membutuhkan proses yang panjang sebelum pengajuan untuk dinilai dalam mendapatkan sertifikasi ISO 45001. Seperti komitmen manajemen puncak, membentuk tim implementasi ISO 45001, memulai program kesadaran dan pelatihan ISO 45001, memeriksa dan mengidentifikasi kondisi terkini, menentukan ruang lingkup dan kebijakan organisasi, membuat perencanaan skala risiko, peluang dan rencana pencapaiannya, membuat dokumentasi ISO 45001, implementasi, pelatihan internal auditor, evaluasi kinerja termasuk internal audit, melaksanakan rapat tinjauan manajemen, dan barulah organisasi atau perusahaan menghubungi badan sertifikasi untuk melaksanakan audit. 

• Audit Stage Satu

Badan sertifikasi melaksanakan audit dengan melaksanakan audit stage satu. Disini badan sertifikasi akan menilai dan jika ditemukan masalah, maka lead assessor akan memberikan laporan kepada perusahaan dan hal ini tentu akan memiliki dampak. Dampak yang didapati ialah manfaat dalam mengetahui apa yang harus diperbaiki secepatnya. 

• Audit Stage Dua

Selanjutnya lead assessor akan memberi informasi kepada perusahaan atau organisasi yang ia nilai mengenai persyaratan yang harus dipenuhi. Persyaratan ini tidak akan jauh-jauh dari syarat-syarat yang mesti didapat dalam rekomendasi sertifikasi. 

• Registrasi dan Sertifikasi

Mendapatkan kelayakan dibuktikan dengan mendapatkan sertifikat ISO 45001. Tentu sebelum itu, perusahaan atau organisasi harus lulus dari penilaian lead assessor. 

• Assessment Lanjutan

Perjalanan dari perusahaan yang mendapatkan sertifikat ISO 45001 akan berlanjut kepada assessment berikutnya. Lead assessment akan terus mendampingi organisasi dan perusahaan dengan memberikan laporan setiap tahunnya. Laporan itu menjadi bukti dalam memastikan apakah organisasi atau perusahaan yang mengantongi sertifikat ISO 45001 tetap berproses sesuai dengan standarisasi yang telah ditetapkan. 

Tantangan Dalam Audit K3

• Lingkungan Kerja Kurang Mendukung Pelaksanaan Audit

Tidak semua perusahaan atau organisasi bisa dalam kondisi yang nyaman dalam proses audit. Kenapa demikian? Karena bisa saja perusahaan yang diaudit berupa pabrik kimia atau konstruksi yang harus berproses dalam tingkat kehati-hatian tinggi. Sehingga selain banyak aspek yang harus dievaluasi, pelaksanaan audit K3 juga lebih sulit untuk dilakukan.

• Keterbatasan Internal

Organisasi dan perusahaan juga bisa saja dalam kondisi yang terbatas dan ini akan mempengaruhi audit K3. Keterbatasan yang dialami perusahaan atau organisasi bisa dengan keterbatasan sumber daya dalam mengelola audit K3 dengan baik, baik dalam bentuk minim dana dan personil dengan peran melaksanakan audit komprehensif. 

• Pemahaman yang Mendalam

Pemahaman akan budaya keselamatan di organisasi menjadi tantangan tersendiri dalam melakukan audit K3. Jadi dari hal ini harus ada kesimpulan yang mendekati kebudayaan keselamatan di organisasi seperti dengan cara mengidentifikasi apakah pelanggaran K3 disengaja atau tidak. 

Baca juga : Perbedaan OHSAS 18001 Dengan ISO 45001

Manfaat Audit K3

• Mengidentifikasi Risiko K3

Melakukan audit K3 berarti juga mencari kesalahan yang mungkin tidak terjamah perusahaan untuk diketahui. Maka audit K3 ini menjadi hal yang sangat menguntungkan perusahaan dalam tindakan perbaikan. Sehingga audit ISO 45001 ini bisa membantu mengurangi insiden cedera dan penyakit di lingkup pekerjaan. 

• Menciptakan Lingkungan yang Aman

Dengan mengetahui risiko maka perusahaan akan menjadi  lebih was-was dalam bertindak, dan memiliki arahan ketika menetapkan kebijakan di dalam proses manajemen K3. Sehingga terciptalah lingkungan kerja yang aman dan sehat dalam aktivitas perusahaan atau organisasi. 

• Membangun Citra Positif 

Untuk sebuah organisasi dan perusahaan, citra adalah wajah yang harus dijaga dalam kacamata yang lebih luas dan menjadi tanggung jawab bersama. Sehingga, ketika pengadaan audit K3 ini telah menunjukkan wajah perusahaan atau organisasi yang taat aturan dan kepedulian terhadap keselamatan. 

Kesimpulan

ISO 45001 tidak hanya sebatas sertifikat namun banyak hal yang mendukung kinerja lingkup keselamatan di dalamnya. Pasalnya, di dalam ISO 45001 mengandung manajemen K3 yang baik untuk perusahaan dan organisasi.

Selain itu, perusahaan dan organisasi menjadi lebih patuh terhadap aturan dan keselamatan pekerjanya. Sehingga tujuan akhir untuk mengoptimalkan kinerja menjadi terwujud di dalam organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. 

Jaminan Keamanan Kerja! Sertai Pelatihan ISO 45001 kami dan perkuat sistem manajemen keselamatan Anda.