Tahapan dan Hambatan dalam Sertifikasi ISO 9001:2015
June 22, 2018
Kesadaran terhadap lingkungan dan keberlanjutan semakin meningkat di antara individu, organisasi, dan komunitas di seluruh dunia. Permintaan untuk menunjukkan tanggung jawab lingkungan melalui produk, proses, dan praktik yang ramah lingkungan juga mengalami peningkatan.
Sertifikasi ISO 14001:2015 adalah standar internasional untuk manajemen lingkungan yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, mengelola, memantau, dan meningkatkan kinerja lingkungan mereka. Dengan mematuhi persyaratan ISO 14001, perusahaan dapat berperan dalam melestarikan lingkungan.
Namun, untuk mendapatkan sertifikat standar ini membutuhkan dedikasi dan upaya yang signifikan dari pihak organisasi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk persiapan sertifikasi ISO 14001:2015:
Untuk berhasil menerapkan ISO 14001, komitmen dan dukungan penuh dari manajemen puncak sangat krusial. Tanpa komitmen ini, upaya implementasi Sertifikasi ISO 14001:2015 kemungkinan besar akan mengalami kegagalan. Manajemen puncak harus secara jelas menunjukkan tekad untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di seluruh organisasi. Keberhasilan inisiatif lingkungan sangat bergantung pada keyakinan manajemen puncak bahwa sertifikasi ini akan membantu organisasi menunjukkan komitmen nyata terhadap lingkungan.
Baca juga : 7 Cara Mengintegrasikan ISO 14001 dan Standar Lingkungan ISO/TC 207
Walaupun ISO 14001:2015 tidak mengharuskan adanya wakil manajemen dalam implementasi, praktiknya menunjukkan bahwa memiliki tim implementasi atau wakil manajemen sangat penting. Tim ini dapat terdiri dari satu atau beberapa individu, tergantung pada kompleksitas organisasi. Tugas tim ini mencakup peran sebagai koordinator untuk merencanakan, menerapkan, dan mengawasi pelaksanaan ISO 14001. Memastikan bahwa orang yang menduduki posisi ini memahami persyaratan, dokumen kontrol, dan memiliki pengaruh positif di dalam organisasi adalah kunci untuk kelancaran persiapan ISO.
Program kesadaran diawali dengan menyampaikan secara resmi rencana persiapan sertifikasi ISO 14001 kepada seluruh organisasi. Hal ini melibatkan komunikasi tujuan sistem manajemen lingkungan ISO 14001, manfaatnya bagi karyawan, pelanggan, dan organisasi secara keseluruhan, serta tanggung jawab individu dalam sistem tersebut. Program ini harus menekankan manfaat yang diharapkan oleh organisasi melalui implementasi ISO 14001.
Setelah program kesadaran, langkah selanjutnya adalah program pelatihan yang disesuaikan untuk berbagai kategori karyawan. Pelatihan harus mencakup konsep dasar sistem manajemen lingkungan, pemahaman persyaratan ISO 14001, dan dampaknya terhadap tujuan strategis organisasi, proses, serta kegiatan sehari-hari. Pelatihan awal diperlukan untuk memahami penyusunan dokumen seperti manual lingkungan, prosedur, dan instruksi kerja. Jika kompetensi internal tidak mencukupi, organisasi dapat mempertimbangkan pelatihan eksternal oleh lembaga profesional atau mengundang lembaga pelatihan eksternal untuk sesi in-house.
Tujuan standar ini adalah menciptakan sistem manajemen lingkungan sesuai dengan standar ISO 14001 dan peraturan perundangan yang berlaku. Meskipun demikian, hal ini tidak melarang organisasi untuk memasukkan, mengadaptasi, dan menambahkan program lingkungan yang telah ada sebelumnya. Oleh karena itu, langkah berikutnya adalah membandingkan sistem manajemen lingkungan yang sudah ada dengan persyaratan ISO 14001:2015 dan peraturan lingkungan yang berlaku.
Identifikasi persyaratan peraturan dan perundangan yang terkait dengan lingkungan adalah langkah penting untuk memastikan bahwa organisasi telah memahami semua persyaratan hukum dan regulasi terkait Sistem Manajemen Lingkungan (SML). Setelah organisasi mendapatkan pemahaman yang jelas tentang sejauh mana kesesuaian sistem manajemen saat ini dengan ISO 14001:2015 dan peraturan lingkungan, setiap ketidaksesuaian harus diperbaiki sesuai dengan rencana implementasi yang terdokumentasi.
Baca juga : 15 Tips Sukses untuk Memenuhi Persyaratan ISO 14001
Menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan (SML) telah menjadi persyaratan ISO 14001 yang sudah ada sejak lama. Ruang lingkup ini merupakan bagian integral dari manual lingkungan, yang menentukan sejauh mana SML melibatkan operasi perusahaan dan mencatat setiap pengecualian dari persyaratan ISO 14001 beserta justifikasinya. Melalui ruang lingkup inilah organisasi menetapkan lingkup dari Sistem Manajemen Lingkungan dalam konteksnya.
Penetapan ruang lingkup SML bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki pemahaman yang jelas tentang batasan operasional yang perlu diatur. Kebijakan lingkungan dan aspek lingkungan (interaksi organisasi dengan lingkungan) adalah alat utama untuk mendefinisikan ruang lingkup ini. Kebijakan adalah pernyataan formal oleh manajemen puncak yang mencerminkan maksud dan tujuan organisasi. Manajemen puncak bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan lingkungan yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi, memberikan dukungan terhadap arahan strategis, dan menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan serta meninjau sasaran lingkungan, termasuk komitmen untuk mematuhi persyaratan yang berlaku dan terus meningkatkan Sistem Manajemen Lingkungan.
Dalam tahap ini, organisasi perlu fokus pada identifikasi risiko dan peluang yang memerlukan perhatian khusus terkait dengan lingkungan. Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh adalah sebagai berikut:
Organisasi harus secara cermat mengidentifikasi aspek-aspek dan dampak lingkungan yang mungkin timbul. Langkah-langkah tambahan perlu dipertimbangkan, terutama jika terdapat risiko nyata yang belum terkendali, seperti pelanggaran undang-undang dan peraturan, atau melebihi batas emisi yang ditetapkan. Pengenalan risiko ini membantu organisasi untuk lebih proaktif dalam pengelolaan dampak lingkungan negatif yang mungkin terjadi.
Peluang dilihat sebagai potensi peningkatan yang dapat dilakukan, meskipun tidak bersifat mutlak diperlukan. Ini mencakup peluang untuk memperbaiki aspek-aspek lingkungan tertentu, serta peluang strategis yang dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang ini merupakan langkah strategis dalam membangun keberlanjutan.
Organisasi wajib menetapkan sasaran lingkungan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatasan waktu. Perencanaan yang terstruktur harus disusun untuk mencapai sasaran tersebut. Ini mencakup alokasi sumber daya, penentuan tanggung jawab, serta langkah-langkah konkret yang akan diambil untuk mencapai target lingkungan yang telah ditetapkan. Perencanaan ini menjadi landasan bagi upaya organisasi dalam meningkatkan kinerja lingkungan mereka.
Dengan memahami dan mengelola risiko, serta memanfaatkan peluang yang ada, organisasi dapat merancang sasaran lingkungan yang terukur dan berkelanjutan. Perencanaan ini membantu organisasi untuk mencapai keseimbangan antara keberlanjutan lingkungan, kepatuhan terhadap regulasi, dan pencapaian tujuan bisnisnya.
Pada tahap ini, proses dimulai dengan menetapkan prosedur berdasarkan persyaratan dan kegiatan/proses organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan organisasi tidak hanya dapat mencegah dampak negatif terhadap lingkungan, tetapi juga mempersiapkan diri untuk mengatasi situasi darurat. ISO 14001 tidak mewajibkan dokumentasi untuk setiap kegiatan organisasi. Meskipun beberapa proses dianggap wajib, tidak semua harus didokumentasikan. Standar ini juga menyoroti pentingnya catatan yang perlu dipertahankan, yang dihasilkan oleh proses manajemen lingkungan.
Dalam konteks ini, istilah baru diperkenalkan, yaitu “informasi yang terdokumentasi.” Dokumen yang wajib dan yang dibutuhkan (tidak wajib) dapat berupa prosedur, instruksi kerja, formulir, atau catatan. Meskipun istilah “prosedur” tidak lagi digunakan dalam persyaratan ISO 14001:2015, organisasi masih diizinkan menggunakan istilah tersebut untuk dokumen internal mereka. Disarankan agar organisasi tetap membuat Manual atau Pedoman Lingkungan. Selanjutnya, mereka dapat membuat konteks organisasi, mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan, serta membuat pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan lingkungan dan sasaran lingkungan. Ini juga melibatkan pembuatan prosedur yang menjelaskan proses dan kegiatan, serta catatan yang menjadi bukti pelaksanaan prosedur tersebut.
Proses pelaksanaan seringkali terkait dengan proses yang telah ada di dalam organisasi, seperti pengelolaan fasilitas pengolahan limbah. Karena tidak semua proses memerlukan dokumentasi dalam bentuk prosedur, sangat penting untuk memutuskan mana yang harus didokumentasikan guna mencegah dampak negatif terhadap lingkungan. Pelaksanaan dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen yang telah disiapkan sebelumnya. Tujuannya adalah memastikan bahwa prosedur dan seluruh dokumen yang telah dibuat dipahami sepenuhnya dan diimplementasikan oleh seluruh karyawan.
Penting juga untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar menjalankan prosedur yang telah ditetapkan. Jika terdapat perbedaan antara prosedur dan implementasi aktual, perlu diambil keputusan apakah akan merevisi prosedur atau menyesuaikan pelaksanaan lapangan dengan prosedur. Semua dokumen yang mengalami revisi harus segera dilaporkan ke dalam sistem kontrol dokumen. Pastikan formulir yang telah disiapkan benar-benar digunakan di lapangan.
Selain itu, organisasi juga harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara proses yang diperlukan untuk mempersiapkan dan menanggapi potensi situasi darurat. Dalam konteks ini, organisasi diharapkan untuk:
Organisasi juga diwajibkan untuk memelihara informasi yang terdokumentasi guna mendukung pelaksanaan dan peningkatan berkelanjutan dalam Sistem Manajemen Lingkungan mereka.
Baca juga : Mengintegrasikan Prinsip ISO 14001:2015
Proses pelaksanaan harus terus dipantau untuk memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan berjalan efektif dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Salah satu cara untuk melakukan pemantauan adalah melalui audit internal, yang dilaksanakan oleh auditor internal. Oleh karena itu, penting untuk memberikan pelatihan kepada auditor internal agar mereka memiliki kompetensi yang memadai dalam melaksanakan audit.
Pelatihan ini bertujuan agar auditor mampu merencanakan, melaksanakan, dan menyusun laporan dari audit dengan efektif, serta memberikan nilai tambah bagi area yang diaudit. Perlu diingat bahwa tujuan audit bukan sekadar mencari kesalahan, melainkan memastikan kesesuaian dengan persyaratan sertifikasi ISO 14001:2015 dan kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan yang berlaku. Pelatihan ini dapat melibatkan pihak eksternal yang sudah memiliki kompetensi dalam pelaksanaan audit.
Dengan demikian, auditor internal yang telah menjalani pelatihan ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang positif dalam memastikan keberlanjutan dan kepatuhan terhadap standar lingkungan yang diterapkan dalam organisasi.
Pada langkah ini, organisasi diwajibkan untuk melakukan pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi guna menilai pencapaian hasil yang diinginkan. Selain itu, organisasi harus mendokumentasikan informasi yang relevan sebagai bukti hasil dari pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi yang dilakukan. Penilaian kepuasan pelanggan juga merupakan aspek penting yang perlu diukur dengan berbagai metode, seperti survei, kunjungan pelanggan, masukan dari layanan publik, dan catatan keluhan.
Melalui audit internal, perusahaan dapat mengakses pandangan yang tidak memihak terhadap kinerja dan efektivitas sistem manajemen. Audit internal bertujuan untuk memastikan bahwa pengaturan yang telah direncanakan, dilaksanakan, dan dipelihara dengan efektif. Audit ini menjadi alat yang berguna untuk menilai kesesuaian sistem manajemen dengan persyaratan ISO 14001 dan peraturan perundangan yang berlaku.
Metode audit harus mencakup pengamatan langsung terhadap proses (observasi), wawancara dengan pihak yang relevan, dan pemeriksaan informasi terdokumentasi, seperti prosedur internal, gambar, spesifikasi, standar, persyaratan pelanggan, persyaratan undang-undang, dan regulasi dalam sistem manajemen perusahaan. Dengan pendekatan ini, organisasi dapat secara holistik mengevaluasi dan meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku.
Tahapan ini mencakup pelaksanaan rapat tinjauan manajemen oleh pihak manajemen puncak. Kegiatan ini merupakan bagian integral dari arah strategis organisasi yang harus dijalankan oleh manajemen puncak. Tujuan dari rapat tinjauan manajemen ini adalah untuk mengevaluasi kinerja sistem manajemen lingkungan dan menentukan apakah masih sesuai, memadai, dan efektif.
Rapat tinjauan manajemen harus diadakan sesuai dengan interval yang telah direncanakan, dapat dilakukan secara bulanan, triwulanan, setengah tahunan, atau tahunan. Organisasi perlu merinci bagaimana mereka akan memastikan pemenuhan semua persyaratan tinjauan manajemen ISO 14001. Pelaksanaan tinjauan manajemen dapat berlangsung sebagai kegiatan mandiri atau dapat dipadukan dengan kegiatan terkait, seperti pertemuan, penyusunan laporan, atau rapat kerja nasional.
Penjadwalan waktu rapat tinjauan manajemen dapat dikaitkan dengan kegiatan bisnis lainnya, seperti perencanaan strategis, perencanaan bisnis, pertemuan tahunan, rapat operasional, atau tinjauan standar sistem manajemen lainnya. Pendekatan ini bertujuan untuk menambah nilai dan menghindari kelebihan pertemuan yang mungkin terjadi.
Baca juga : Manfaat Sertifikasi ISO 14001:2015 Bagi Produsen dan Lingkungan
Setelah menyelesaikan langkah-langkah awal hingga langkah ke-11, organisasi siap untuk menghubungi badan sertifikasi guna melaksanakan audit. Badan sertifikasi kemudian akan menyusun jadwal untuk proses audit. Pada tahap awal ini, seringkali diawali dengan tahap 1 audit, yaitu audit dokumen. Pada tahap ini, badan sertifikasi akan mengevaluasi kelengkapan dan keakuratan dokumen. Jika tahap ini berhasil dilalui, langkah berikutnya adalah tahap 2 audit, yaitu audit implementasi dan efektivitas dari sistem manajemen lingkungan yang telah diimplementasikan.
Sebelum dilakukan audit eksternal, organisasi harus memastikan bahwa seluruh karyawan diberitahu tentang pelaksanaan audit dan tujuannya. Ini akan membantu mereka memahami bagaimana merespons pertanyaan auditor. Karyawan perlu memberikan jawaban secara terbuka dan jujur kepada auditor, yang mencari bukti kepatuhan organisasi terhadap persyaratan Sertifikasi ISO 14001:2015 dan peraturan serta perundangan yang berlaku. Persiapan ini akan membantu kelancaran jalannya audit.
Pastikan semua area fasilitas bersih dan teratur; potensi ketidaksesuaian mungkin tersembunyi di tengah kekacauan. Pastikan dokumen tersedia di tempat yang mudah diakses. Lakukan pemeriksaan di berbagai tempat seperti papan buletin, meja, laci, dan rak untuk memastikan dokumen terkendali, instrumen pengukuran dan pemantauan terkalibrasi, serta barang atau persediaan yang jelas. Sediakan salinan Manual Lingkungan dan Prosedur untuk auditor. Tetapkan area kerja untuk auditor eksternal ketika mereka berada di fasilitas. Mereka akan memerlukan waktu untuk bekerja pada dokumentasi dan laporan.
Tak jarang, pendampingan oleh seorang yang akrab dengan fasilitas bisa membantu auditor dalam navigasi dan memastikan bahwa karyawan yang berkompeten memberikan jawaban atas pertanyaan auditor, sambil membiarkan mereka berfokus pada tugas mereka.
Optimalkan keberlanjutan lingkungan dan tingkatkan kepercayaan pelanggan dengan keunggulan sertifikasi ISO 14001:2015. Sertifikasi kami adalah bukti komitmen terhadap praktik bisnis berkelanjutan. Bergabunglah dengan kami untuk meraih keunggulan berkelanjutan!
PT ICICERT MANAJEMEN INDONESIA – ICICERT merupakan lembaga sertifikasi dan pelatihan ISO yang berbasis di Jakarta, Indonesia dengan visi dan misi serta jangkauan layanan yang bersifat global.
EightyEight@kasablanka Lantai 18 unit A-H, Jl. Raya Casablanca No.Kav. 88, Menteng Dalam, Kec. Tebet, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870
Daftar sekarang untuk mendapatkan berita & penawaran terbaru dari kami
