Dalam proses audit, banyak orang yang akan merasa gugup dan mulai mempertanyakan tentang apa dan bagaimana persiapan yang harus dilakukan sebelum proses audit dilakukan agar audit berjalan dengan lancar dan terhindar dari kesalahan yang dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

Persiapan bukanlah segalanya, hal yang bisa dipersiapkan jumlahnya terbatas. Bahkan untuk audit tertentu, terkadang bisa jadi lebih baik untuk tidak melakukan persiapan sama sekali. Pada kenyataannya kita mungkin tidak memiliki jumlah dan sumber daya yang cukup untuk membuat semuanya berjalan secara sempurna hanya demi menghadapi audit. Ditambah lagi setiap auditor bisa saja memilih jalur pemeriksaaan yang berbeda dan tidak bisa ditebak. Pernahkah Anda berfikir agar auditor tidak memeriksa dokumen tertentu ?

Salah satu kunci utama dalam persiapan adalah prioritas, utamakan memperbaiki masalah/ketidaksesuaian yang besar dan parah. Auditor seringkali fokus melihat pada risiko yang paling besar.

Ketika audit dilakukan untuk tujuan peningkatan atau perbaikan seperti audit internal maka boleh jadi lebih baik untuk tidak melakukan persiapan sama sekali. Hasil audit akan mencerminkan kondisi sitem manajemen dan bisnis yang real sehingga manfaat dan nilai audit akan lebih besar.

Tapi jangan khawatir, berikut ada beberapa tips and trick yang harus dilakukan agar proses audit Anda berjalan dengan lancar, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Persiapkan semua dokumen yang dibutuhkan
    Mengumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan adalah awal kesiapan Anda untuk melalui proses audit. Dokumen yang disiapkan adalah dokumen yang sesuai standar, telah dilaksanakan di lapangan minimal tiga bulan dan dilengkapi dengan bukti pelaksanaannya.
  1. Siapkan Ruangan Audit dengan Baik
    Hal ini sangat penting karena berhubungan dengan peletakkan dokumen agar mudah dicari dan diambil pada proses audit. Hindari penyediaan ruangan yang sempit, panas dan berisik.
  1. Say NO to NERVOUS
    Grogi atau nervous merupakan hal yang perlu dihindari karena hal ini dapat membuat Anda panik sehingga salah dalam memberikan jawaban atau dokumen. Cara agar tidak grogi pada saat audit adalah dengan memperbanyak latihan. Latihan ini bisa berupa audit internal yang dilakukan oleh tim internal perusahaan. Tidak hanya itu, bisa juga dengan melakukan simulasi audit di masing-masing departemen selama satu minggu atau tiga hari sebelum audit dilaksanakan oleh pihak eksternal.
  1. Tell the Truth
    Bersikap terbuka dan jujur adalah hal yang bijak untuk dilakukan. Audit diibaratkan pada saat Anda menemui dokter dimana dokter akan menganalisa penyakit apa yang Anda derita dengan cara bertanya dan melakukan pemeriksaan. Apabila Anda berbohong, maka bisa jadi penyakit Anda tidak ketahuan sehingga berpotensi menjadi tambah parah. So, tell the truth. Terkadang auditor bisa menjadi sekutu Anda saat Anda bersikap terbuka dan jujur. Auditor akan memberikan panduan lebih lanjut tentang permasalahan apapun dan akan membantu meningkatkan bisnis Anda. Jadi jangan anggap mereka sebagai musuh.Kebanyakan auditor akan tahu ketika Anda berusaha menutupi fakta, mengarang cerita, atau mencari bukti yang dibuat-buat. Hal ini justru akan membuat auditor menjadi lebih serius dalam menangkap ketidaksesuaian.
  2. Briefing Team dan Pembagian Tugas
    Banyak perusahaan lupa untuk melakukan Briefing Team Auditee. Hal ini biasanya disepelekan oleh perusahaan dan pada akhirnya mengakibatkan banyak yang blank saat diaudit. Nah, briefing team ini adalah terkait mengulas kembali standar yang diaudit dan persiapan yang sudah kita lakukan. Pembagian tim juga bisa dilakukan di masing-masing departemen, misalnya ada yang bertugas menjawab pertanyaan, ada yang bertugas mengambil dokumen atau bukti pelaksanaan, dan satu orang lagi sebagai dokumentasi. Dokumentasi bertujuan agar perusahaan bisa belajar mengenai metode audit yang dilakukan oleh auditor. Pihak Manajemen perlu memberikan dukungan moral, berupa semangat, kepada tim yang akan di audit.Dengan menerapkan tips and trick seperti yang dijelaskan di atas diharapkan proses audit akan berjalan dengan lancar sehingga Anda tidak perlu mencemaskan apapun lagi.

Sumber: http://isoupdate.com/resources/how-to-survive-an-audit-and-come-out-smiling/

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Fill out this field
Fill out this field
Please enter a valid email address.
You need to agree with the terms to proceed

Menu
Open chat
Hallo,
Silahkan tinggalkan pesan Anda disini.