Blog Details

Tips Persiapan Audit

Persiapan Audit? Jangan Cemas!

5/5 - (1 vote)

Dalam proses audit, banyak orang yang akan merasa gelisah dan mulai melirik tentang apa dan bagaimana persiapan yang harus dilakukan sebelum proses audit dilakukan agar audit berjalan dengan lancar dan terhindar dari kesalahan yang dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

Persiapan bukanlah segalanya, hal yang bisa dipersiapkan dalam jumlah terbatas. Bahkan untuk audit tertentu, terkadang bisa menjadi lebih baik karena tidak melakukan persiapan yang sama sekali. Pada kenyataannya kita mungkin tidak memiliki jumlah dan sumber daya yang cukup untuk membuat semuanya berjalan secara sempurna hanya demi menghadapi audit. Ditambah lagi setiap auditor bisa saja memilih jalur pemeriksaaan yang berbeda dan tidak bisa ditebak. Pernahkah Anda berpikir agar auditor tidak memeriksa dokumen tertentu?

Salah satu kunci utama dalam persiapan adalah prioritas, utamakan memperbaiki masalah/ketidaksesuaian yang besar dan parah. Auditor seringkali fokus melihat pada risiko yang paling besar.

Ketika audit dilakukan untuk tujuan perbaikan atau perbaikan seperti audit internal maka bisa jadi lebih baik karena tidak melakukan persiapan sama sekali. Hasil audit akan mencerminkan kondisi situs manajemen dan bisnis yang nyata sehingga manfaat dan nilai audit akan lebih besar.

Namun jangan khawatir, berikut ada beberapa tips dan trik yang harus dilakukan agar proses audit Anda berjalan dengan lancar, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Persiapkan semua dokumen yang dibutuhkan
    Mengumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan adalah awal kesiapan Anda untuk melalui proses audit. Dokumen yang disiapkan adalah dokumen yang sesuai standar, telah dilaksanakan di lapangan minimal tiga bulan dan dilengkapi dengan bukti pelaksanaannya.
  1. Mempersiapkan Ruangan Audit dengan Baik
    Hal ini sangat penting karena berhubungan dengan peletakkan dokumen agar mudah dicari dan diambil pada proses audit. Hindari menyediakan ruangan yang sempit, panas dan berisik.
  1. Say NO to NERVOUS
    Grogi atau Nervous merupakan hal yang perlu dihindari karena hal ini dapat membuat Anda panik sehingga salah dalam memberikan jawaban atau dokumen. Cara agar tidak grogi pada saat audit adalah dengan memperbanyak latihan. Latihan ini bisa berupa audit internal yang dilakukan oleh tim internal perusahaan. Tidak hanya itu, bisa juga dengan melakukan simulasi audit di masing-masing departemen selama satu minggu atau tiga hari sebelum audit dilaksanakan oleh pihak eksternal.
  1. Katakan Kebenaran
    Bersikap terbuka dan jujur ​​adalah hal yang bijaksana untuk dilakukan. Audit diibaratkan pada saat Anda berdiskusi dengan dokter dimana dokter akan menganalisis penyakit apa yang Anda derita dengan cara bertanya dan melakukan pemeriksaan. Jika Anda berbohong, maka bisa jadi penyakit Anda tidak diketahui sehingga berpotensi menjadi lebih parah. Jadi, katakan yang sebenarnya. Terkadang auditor bisa menjadi sekutu Anda saat Anda bersikap terbuka dan jujur. Auditor akan memberikan panduan lebih lanjut tentang permasalahan apapun dan akan membantu meningkatkan bisnis Anda. Jadi jangan menganggap mereka sebagai musuh. Banyak auditor akan tahu ketika Anda berusaha menutupi fakta, mengarang cerita, atau mencari bukti yang dibuat-buat. Hal ini justru akan membuat auditor menjadi lebih teliti dalam menangkap ketidaksesuaian.
  2. Briefing Team dan Pembagian Tugas Banyak perusahaan yang lupa untuk melakukan Briefing Team Auditee . Hal ini biasanya disepelekan oleh perusahaan dan pada akhirnya mengakibatkan banyak blank saat diaudit. Nah, briefing team ini adalah terkait mengulas kembali standar yang diaudit dan persiapan yang sudah kita lakukan. Pembagian tim juga bisa dilakukan di masing-masing departemen, misalnya ada yang bertugas menjawab pertanyaan, ada yang bertugas mengambil dokumen atau bukti pelaksanaan, dan satu orang lagi sebagai dokumentasi. Dokumentasi bertujuan agar perusahaan dapat belajar mengenai metode audit yang dilakukan oleh auditor. Pihak Manajemen perlu memberikan dukungan moral, berupa semangat, kepada tim yang akan di audit. Dengan menerapkan tips dan trik seperti yang dijelaskan di atas diharapkan proses audit akan berjalan dengan lancar sehingga Anda tidak perlu mencemaskan apapun lagi.

Sumber: http://isoupdate.com/resources/how-to-survive-an-audit-and-come-out-smiling/

Sertifikasi
ISO 41001:2018

 

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Fill out this field
Fill out this field
Please enter a valid email address.
You need to agree with the terms to proceed

Subscribe our newsletter

Open chat
Hallo,
Silahkan tinggalkan pesan Anda disini.