Di antara kita baik secara individu maupun di organisasi atau perusahaan, mungkin pernah terlibah dalam suatu proyek, namun tidak banyak di antara kita yang mengerti definisi dari proyek itu sendiri, bahkan banyak yang belum paham bagaimana mengelola protek itu dengan benar. Pada kesempatan kali ini mari kita pelajari sejenak hal-hal dasar terkait Project Management (Manajemen Proyek)

Panduan mengelola proyek dapat dipelajari dengan membaca buku PMBOK , atau lengkapnya A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) . PMBOK adalah suatu buku yang memuat konsep, terminologi dan proses ( tubuh pengetahuan ) untuk manajemen proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI) . PMBOK saat ini sudah memasuki edisi ke 6,

Kita awali dengan memahami definisi dari proyek terlebih dahulu, menurut PMBOK definisi dari proyek adalah:

Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik
(Proyek adalah usaha terbaik yang bersifat temporer , yang bertujuan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik)

Dengan demikian dapat dipahami 2 hal dari definisi ini:

1. Proyek bukanlah suatu pekerjaan yang bersifat rutin dan selamanya, melainkan temporer, memiliki batasan waktu mulai dan berakhir. “Bersifat Temporer” di sini bukan berarti bahwa durasi proyek harus singkat, namun bisa saja panjang atau sangat Panjang yang tetap memiliki batas.
2. Produk atau layanan yang dihasilkan dari satu proyek bisa jadi berbeda dengan proyek lainnya.

Lalu apa pula definisi dari Manajemen Proyek (Manajemen Pengelolaan Proyek) menurut PMBOK?

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk memproyeksikan kegiatan untuk memenuhi persyaratan proyek. (Manajemen Proyek adalah penarapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik terhadap aktifitas-aktiftas proyek sehingga apa yang diinginkan dari suatu proyek dapat tercapai ).

Secara umum dalam suatu proyek setidaknya terdapat pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek, seperti Manajer Proyek (PM), Tim Proyek, Kantor Manajemen Proyek (PMO), Sponsor Proyek, Manajer Program, Manajer Portofolio, manajer fungsional, mitra bisnis dan Pelanggan (Pelanggan) .

Dalam pengelolaan proyek setidaknya memiliki 5 kelompok proses (Process Group) yang harus dilalui dalam rangkaian aktivitas proyek, yang diantaranya:

1. Inisiasi (inisiasi proyek) , yang meliputi analisis biaya-manfaat, piagam proyek, dan aspek manajemen strategis.
2. Perencanaan (perencanaan proyek) , yang mencakup penentuan ruang lingkup, penganggaran, waktu perencanaan, struktur rincian kerja, perencanaan mutu, perencanaan risiko, perencanaan komunikasi, perencanaan sumber daya, rencana pengadaan dan penggunaan alat dalam rangka perencanaan proyek.
3. Pelaksana (eksekusi proyek) , koordinasi harian, perilaku profesional, dan pengelolaan perubahan.
4. Monitoring & Controlling (pengendalian dan pemantauan proyek) , yang mencakup pemantauan dan pelacakan kemajuan, pengendalian sumber daya, dan risiko pengendalian proyek
5. Closing (penutupan proyek) , yang meliputi proses penerimaan (acceptance), proses closeout, penyelesaian kontrak, dan evaluasi proyek .

Pada kelima proses tersebut, PMBOK menjelaskan setidaknya ada 10 kompetensi atau yang lebih sering disebut Knowledge Area yang harus dimiliki oleh tim proyek untuk memperlancar keberhasilan proyek. Untuk itu perlu dimiliki Kompetensi perencanaan dan pengelolaan pada bidang pengetahuan di bawah ini:

1. Integrasi
2. Cakupan
3. Waktu
4. Biaya
5. Kualitas
6. Sumber daya manusia
7. Komunikasi
8. Mempertaruhkan
9. Pengadaan
10. Pemangku kepentingan

Pengelolaan proyek harus berdasarkan program dan portofolio yang jelas sehingga dapat saling selaras.

1. Portofolio gambaran dari inisiatif-inisiatif strategi organisasi (misalnya 5 hingga 20 tahun). Contoh sebuah pengembang akan membangun perumahan tipe A di Jawa Barat, tipe B di Jawa Tengah, tipe C di DKI Jakarta dalam waktu 15 tahun.
2. Program merupakan rencana-rencana yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan portofolio-portofolio yang telah ditetapkan oleh perusahaan . Setiap program dapat terdiri dari beberapa termasuk kegiatan proyek-proyek apa saja yang akan dilakukan.

Proyek-proyek yang ada pada suatu organisasi dapat “terharmonisasi” sehingga menunjang pencapaian tujuan perusahaan, harus terdapat “keterkaitan” antara proyek dan strategi perencanaan perusahaan.

Demikian gambaran singkat terkait Manajemen Proyek. Pemahaman penerapan yang terkait dengan Pengelolaan proyek akan berdampak langsung terhadap keberhasilan suatu proyek. Selamat menerapkan. Terima kasih.

Salam Peningkatan…!!