7 Menit Membaca–

Penerapan sistem manajemen baik di organisasi profit atau non profit adalah suatu daya tarik tersendiri untuk dikembangkan. Penerapan sistem manajemen tidak hanya memberikan manfaat untuk membangun kekuatan organisasi dari dalam keluar namun juga dari luar ke dalam organisasi. 

Penerapan sistem manajemen memerlukan komitmen dari top management untuk mendukung dan terlibat dari berbagai aspek kebutuhan seperti alokasi anggaran kegiatan, aktif memberi masukan perubahan dan memberikan prioritas pada implementasi sistem manajemen. Hasil dari penerapannya menjadi faktor penentu dalam membuat keputusan yang berdampak pada keberhasilan perusahaan tujuan organisasi.

Sejumlah organisasi memanfaatkan sistem manajemen untuk meningkatkan sisi kompetitif di sektornya untuk memenangkan persaingan. Ada juga yang dilakukan untuk meningkatkan kekuatan citra dan reputasi organisasi dimata masyarakat.

Namun pada artikel kali ini, akan mengulas manfaat penerapan dari dalam ke luar organisasi khususnya dengan mengeksplorasi penerapan ISO 22301 Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis dan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu.

Kupas Pengertian ISO 22301 dan ISO 9001

Apa Itu ISO 22301?

ISO 22301 Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis atau Business Continuity Management adalah sistem yang melakukan pendekatan menyeluruh terhadap ketahanan organisasi yang memungkinkan organisasi untuk memperbarui, mengendalikan dan menerapkan rencana yang efektif, dengan mempertimbangkan kontingensi dan kemampuan organisasi, serta kebutuhan bisnis (persyaratan produk dan layanan).

Standar ini diterbitkan pada tahun 2012 oleh badan standarisasi internasional The International Standard of Organization (ISO) dan merupakan standar internasional pertama untuk sistem manajemen yang membantu memastikan kelangsungan bisnis.

Sistem ISO 22301 menentukan persyaratan untuk merencanakan, menetapkan, menerapkan, mengoperasikan, memantau, meninjau, memelihara dan terus memperbaiki sistem manajemen yang terdokumentasi untuk melindungi, mempersiapkan, merespons, mengurangi kemungkinan terjadinya insiden yang mengganggu serta memperbaikinya jika insiden terjadi.

Penerapan ISO 22301 memberikan sejumlah manfaat, yaitu:

1. Meminimalkan resiko terhadap ancaman organisasional.
2. Kemampuan untuk menangani gangguan.
3. Melindungi Brand Reputation saat diintegrasikan dengan perencanaan bisnis.
4. Mengurangi biaya.
5. Melindungi keuangan organisasi

Apa Itu ISO 9001?

ISO 9001 adalah standar internasional tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM). Sistem ini memberikan persyaratan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu di organisasi mana pun, terlepas dari jenis, ukuran, atau produk dan layanan yang ditawarkannya.

Sistem manajemen ini mengarahkan organisasi untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkan, seperti memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, sesuai dengan peraturan, atau tujuan perusahaan, dan memenuhi sasaran mutu.

Sistem manajemen mutu ini juga bertujuan untuk meyakinkan konsumen bahwa produk yang dihasilkan perusahaan mampu memenuhi persyaratan dari pembeli. Lewat sistem ini perusahaan memiliki cara untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Berikut ini adalah manfaat penerapan ISO 9001 yang akan diperoleh perusahaan, yaitu:

1. Meningkatkan kepercayaan pelanggan.
2. Jaminan kualitas produk dan proses.
3. Meningkatkan produktivitas perusahaan.
4. Meningkatkan motivasi, moral, dan kinerja karyawan.
5. Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan.
6. Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.
7. Sistem terdokumentasi.
8. Meningkatkan cost efficiency dan keamanan produk.
9. Media untuk pelatihan dan pendidikan.
10. Meningkatkan komunikasi internal.
11. Meningkatkan image positif perusahaan.

Pentingnya Integrasi ISO 22301 dan ISO 9001

Organisasi perusahaan Anda tentu bertanggung jawab dalam membuat produk yang berkualitas, produk yang aman, dan membangun bisnis secara berkesinambungan. Jadi bagi sebuah perusahaan ada tiga hal yang sangat penting yaitu kualitas, keamanan, dan kelangsungan bisnis.

Menciptakan produk berkualitas bisa dicapai dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu, keamanan dicapai dengan menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Informasi, dan menjaga kelangsungan bisnis dengan Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis.

Perusahaan memiliki kewajiban moral untuk memberikan produk terbaik kepada konsumennya, sehingga penting menerapkan standar kualitas mutu.

Pada saat yang bersamaan, perusahaan juga tidak terlepas dari ancaman keamanan dari pihak-pihak jahat. Sehingga Anda perlu melindungi aset perusahaan, seperti properti fisik, dan pengamanan jaringan. Menerapkan sistem keamanan yang baik akan menjaga perusahaan dari serangan yang bisa datang dari luar.

Pada saat yang sama Anda tidak dapat memastikan di masa depan akan terjadi bencana alam atau bencana buatan manusia. Ditambah dengan pemberitaan di media massa yang mengabarkan sesuatu yang pada akhirnya berdampak pada kegiatan bisnis.

Contohnya bisa dilihat dari bencana pandemi Covid-19 yang melanda pada tahun 2020 lalu. Banyak perusahaan terdampak sehingga kesulitan menjalankan operasionalnya bahkan bangkrut. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem menjaga kegiatan bisnis bisa bertahan.

Oleh karena itu, dapat dipahami pentingnya mengintegrasikan ISO 22301 dan ISO 9001 untuk menciptakan produk yang bermutu dan bisnis bisa bertahan saat ada yang mengganggu Keberlangsungannya.

Apa yang akan terjadi jika Anda tidak memperhatikan kualitas, keamanan, dan pemulihan bisnis setelah bencana?

Jika Anda tidak memperhatikan kualitas, maka pelanggan akan mengeluh. Perusahaan yang tidak cukup memperhatikan keamanan akhirnya bisnis jadi menderita, karena kurangnya keamanan akan membuat kegiatan bisnis terhenti atau semacam timbulnya gangguan.

Pada saat yang sama Anda harus berpikir ke depan secara proaktif bagaimana kemampuan bisnis bertahan pada saat bencana, serta pemulihan setelahnya. Jadi, baik kualitas, keamanan, dan kesinambungan bisnis merupakan elemen penting yang harus dimiliki oleh perusahaan. Semua sistem memiliki hubungan yang saling mendukung untuk kelancaran bisnis.

Harmonisasi Penerapan ISO 22301 dan ISO 90001 Dalam Bisnis

Setelah memahami pentingnya integrasi sistem, lalu bagaimana mengharmonisasi semua sistem manajemen tersebut di atas? 

Penerapan sistem tersebut bisa dilakukan secara bertahap atau satu demi satu. Sistem Manajemen pada lingkup tertentu yang ditingkatkan secara bertahap, untuk setiap unit-unit bisnis dan divisi yang relevan, sehingga perlu ditetapkan milestone -nya. Sebab perjalanan proses implementasinya memerlukan sumber daya, biaya, waktu dan konsekuensi operasional yang selalu menarik untuk dilakukan dan ditingkatkan dari masa ke masa.

Hasil evaluasi kemudian dijadikan untuk perbaikan siklus selanjutnya sehingga membentuk suatu kebiasaan kerja di tatanan karyawan dan manajemen yang akhirnya terbiasa dan membudaya. Misalnya untuk penerapan ISO 9001 tentu harus memiliki standar Sasaran, Tinjauan Manajemen, penetapan mekanisme penanganan ketidaksesuaian dan penetapan tingkat dokumen yang ditetapkan.

Baca juga :

• Kupas Tuntas Perbedaan ISO 22301:2019 dan ISO 22301:2012

• Pentingnya Integrasi ISO 9001 dan ISO 27001, Perusahaan Bisa Menang Banyak

Kemudian secara terpisah perusahaan dapat menerapkan ISO 27001, seperti menetapkan level dokumen berdasarkan klasifikasi informasi yang ada didalamnya, metode pendistribusiannya, dan mekanisme pemusnahannya.

Selanjutnya secara parsial juga organisasi juga bisa menerapkan ISO 22301 dimana setiap unit bisnis atau divisi perlu menetapkan mekanisme mitigasi dalam kondisi darurat mulai dari core bisnis dan lingkupnya sesuai dengan kemampuan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan pada tahun yang berbeda, tergantung dari kesiapan organisasi sendiri untuk menerapkannya.

Hal-hal yang dilakukan tidak terlepas dari penerapan manajemen risiko, dan hal-hal lain yang terkait dengan persyaratan pada ISO 9001, kebutuhan dalam proteksi informasi pada ISO 27001, dan penetapan mitigasi untuk siap menghadapi kondisi krisis pada ISO 31000, maka framework ISO 31000 cukup lengkap dan selaras dengan seri sistem manajemen lainnya.

Hal tersebut juga merupakan fungsi kontrol organisasi yang mampu mendorong organisasi menjadi lebih produktif, selanjutnya dapat disimplifikasi agar membuat pelaksananya menjadi lebih mudah dan membudaya. Setelah itu organisasi cukup dewasa menerapkan masing-masing sistem manajemen.

Pemanfaatan seluruh sistem manajemen yang terintegrasi mampu mendukung tantangan tujuan-tujuan organisasi yang mempertimbangkan faktor-faktor risiko dan keberlangsungannya. Selain itu sistem manajemen bisa membangun kualitas organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan dan mempertahankan kualitas. Kemudian memberi keamanan karyawan organisasi agar dapat menciptakan pelayanan/ produk yang terbaik bagi konsumen.

Tantangan Dalam Menerapkan Sistem Manajemen Terintegrasi

Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menerapkan sistem manajemen terintegrasi meliputi kesiapan sumber daya, baik dari sisi anggaran, kompetensi karyawan dan kebutuhan bisnis agar relevan dengan kebutuhan.

Selain itu jika perusahaan memilih jangka panjang dengan sertifikasi dan memeliharanya maka perlu ditingkatkan secara matang sebagai konsekuensinya, namun biaya dan tenaga yang diperlukan untuk bertahan menghadapi krisis akan jauh lebih sulit daripada sistem manajemen daripada yang sudah mempersiapkan diri sebelumnya.

Beberapa tantangan lainnya yang perlu dipersiapkan adalah kebijakan dan tantangan dalam mengelola program sistem manajemen agar disukai dan bermanfaat bagi seluruh tingkat di perusahaan. Contohnya pada saat melakukan awareness , audit dan kegiatan terkait dengan Sistem Manajemen lainnya, tentu diperlukan banyak partisipasi yang menuntut waktu karyawan untuk mengikuti kegiatan itu.

Selain itu, operasional organisasi juga harus tetap berjalan, maka diperlukan kebijakan pendukung yang menggerakan semua pihak dan kemampuan penyederhanaan proses serta skala prioritas bagi perusahaan untuk menampung seluruh tuntutan bisnis yang ada agar tidak berlebihan.