q Dokumen dan Catatan Penting untuk ISO 9001 - ICICERT

Blog Details

Dokumen dan Catatan Penting untuk ISO 9001

Dokumen dan Catatan Penting untuk ISO 9001

5/5 - (1 vote)

Banyaknya prosedur dalam penerapan ISO 9001, ternyata tidak semuanya akan relevan dengan perusahaan dan tidak semuanya wajib dipenuhi. Dalam standar versi 2008 ada 6 prosedur wajib yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikat, namun hal ini tidak lagi terjadi.

Standar 2015 jauh lebih fleksibel seputar persyaratan dokumentasi. Versi 2015 dari standar ISO 9001 telah membawa beberapa perubahan, sehingga penting untuk mengetahui dokumen mana yang wajib dalam revisi ini. 

Perusahaan atau organisasi yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO harus menyerahkan dokumen yang melaporkan proses, prosedur, dan standar internalnya. Dokumen-dokumen ini (atau Sistem Manajemen Mutu) menetapkan bahwa perusahaan mampu menyediakan produk dan layanan berkualitas secara konsisten.

Tulisan ini membahas jenis dokumen yang diuraikan dalam standar, dan yang wajib agar organisasi Anda mendapatkan sertifikasi. Berikut ini penjelasan tentang persyaratan dokumen wajib dan yang paling umum digunakan dalam penerapan ISO 9001.

Apa itu ISO 9001?

ISO 9001 adalah sistem yang dibuat oleh badan standarisasi internasional sebagai standar internasional di bidang sistem manajemen mutu (SMM) dalam hal sistem manajemen mutu produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.

Manajemen mengacu pada apa yang dilakukan organisasi untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkannya, seperti memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, sesuai dengan peraturan, atau tujuan perusahaan, dan memenuhi target mutu.

Salah satu cara mencapai tujuan itu perusahaan dapat mengikuti standar ISO dan mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 yang merupakan versi terbarunya. Standar internasional yang dikenal dengan ISO 9001:2015 memberikan daftar persyaratan sistem yang menentukan bahwa suatu perusahaan mampu menyediakan produk dan layanan berkualitas internasional secara konsisten.

Melalui standar penerapan, ISO 9001:2015 bertujuan untuk meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan. Hal ini juga bertujuan untuk memperbaiki sistem internal perusahaan sehingga mampu menghasilkan layanan dan produk yang berkualitas dengan tetap mengedepankan budaya yang mengarah pada pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan.

ISO menetapkan prinsip-prinsip manajemen mutu, yang bila dipatuhi oleh perusahaan bersertifikat, dapat meyakinkan klien bahwa perusahaan telah menetapkan Sistem Manajemen Mutu yang tepat.

Baca juga:Penjelasan Daftar Periksa Audit ISO 9001

Sederhananya, sertifikasi ISO menunjukkan bahwa perusahaan dapat dipercaya. Selain itu, artinya produk dan layanan yang diberikan oleh perusahaan berkualitas internasional, disejajarkan dengan berbagai perusahaan dari negara-negara di seluruh dunia.

Dua Jenis Informasi yang Diperlukan untuk ISO 9001

Perusahaan dapat menyediakan jenis dokumen yang dijelaskan dalam standar, dan yang wajib agar organisasi Anda mendapatkan sertifikasi. 

Informasi yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001 dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

  1. Dokumen: ini termasuk kebijakan atau tujuan yang telah Anda tetapkan yang dapat diubah di kemudian hari.
  2. Catatan: ini adalah bukti dari hasil yang dicapai. Catatan tidak boleh diubah atau direvisi karena merupakan bukti suatu hasil.

Dokumen Wajib untuk Lulus Sertifikat ISO 9001

Perusahaan dapat menyediakan dokumen wajib yang harus disiapkan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001, yaitu:

  1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu (klausul 4.3)
  2. Kebijakan mutu (klausul 5.2.2)
  3. Sasaran mutu dan bagaimana ini akan dicapai (klausul 6.2)
  4. Kriteria evaluasi dan pemilihan pemasok (klausul 8.4.1)

Catatan Wajib yang Diperlukan untuk Sertifikasi ISO 9001

Berikut catatan wajib yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001, meliputi:

  1. Pemantauan dan pengukuran sumber daya (7.1.5.1)
  2. Catatan kalibrasi peralatan pemantauan dan pengukuran (klausul 7.1.5.2)
  3. Rekaman kompetensi staf (klausul 7.2)
  4. Catatan tinjauan persyaratan produk/layanan (klausul 8.2.3.2)
  5. Catatan masukan desain dan pengembangan (klausul 8.3.3)
  6. Rekaman pengendalian desain dan pengembangan (klausul 8.3.4)
  7. Rekaman keluaran desain dan pengembangan (klausul 8.3.5)
  8. Rekaman perubahan desain dan pengembangan (klausul 8.3.6)
  9. Kriteria evaluasi dan pemilihan pemasok (klausul 8.4.1)
  10. Karakteristik produk atau layanan yang akan disediakan (klausul 8.5.1)
  11. Catatan Identifikasi dan Ketertelusuran (8.5.2)
  12. Catatan tentang properti pelanggan termasuk setiap perubahan (klausul 8.5.3)
  13. Catatan kontrol perubahan penyediaan produksi/jasa (klausul 8.5.6)
  14. Pelepasan produk dan layanan (klausul 8.6)
  15. Kontrol output yang tidak sesuai (klausul 8.7.2)
  16. Hasil pemantauan dan pengukuran (klausul 9.1.1)
  17. Hasil Audit Internal (9.2.2)
  18. Hasil tinjauan manajemen (klausul 9.3.3)
  19. Hasil tindakan korektif termasuk peluang untuk perbaikan (klausul 10.2.2)

Baca juga: Apa itu Kanban? dan Cara Penerapannya dengan ISO 9001

Dokumen Tidak Wajib, Namun Terkadang Penting

Ada banyak dokumen tidak wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 9001. Namun, dokumen yang tidak wajib ini paling sering digunakan:

  1. Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan (klausul 4.1 dan 4.2)
  2. Prosedur untuk menangani risiko dan peluang (klausul 6.1)
  3. Prosedur kompetensi, pelatihan dan penyadaran (klausul 7.1.2, 7.2 dan 7.3)
  4. Prosedur pemeliharaan peralatan dan peralatan pengukuran (klausul 7.1.5)
  5. Prosedur untuk pengendalian dokumen dan rekaman (klausul 7.5)
  6. Prosedur penjualan (klausul 8.2)
  7. Prosedur untuk desain dan pengembangan (klausul 8.3)
  8. Prosedur untuk produksi dan penyediaan jasa (klausul 8.5)
  9. Prosedur pergudangan (klausul 8.5.4)
  10. Prosedur untuk pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 8.7 dan 10.2)
  11. Prosedur pemantauan kepuasan pelanggan (klausul 9.1.2)
  12. Prosedur audit internal (klausul 9.2)
  13. Prosedur tinjauan manajemen (klausul 9.3)

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui klausul wajib yang harus Anda sediakan dokumen dan laporannya untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001. Dokumen dan catatan perusahaan bisa disediakan dengan berbagai bentuk, seperti spreadsheet, diagram, video, dan konten tertulis.

Baca juga: Penjelasan Daftar Periksa Audit ISO 9001

Standar ISO 9001 mengharuskan Anda memiliki beberapa sistem yang mengontrol dokumen. Perusahaan perlu memperhatikan bahwa kebijakan penyimpanan ditetapkan untuk menetapkan jangka waktu catatan penyimpanan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Fill out this field
Fill out this field
Please enter a valid email address.
You need to agree with the terms to proceed

Subscribe our newsletter

Open chat
Hallo,
Silahkan tinggalkan pesan Anda disini.