Blog Details

Surveillance Audit untuk Organisasi

7 Menit Membaca–

Saat perusahaan Anda memutuskan menerapkan sistem manajemen mutu ISO apa pun jenisnya, maka Anda akan menjalin komunikasi dengan pihak badan sertifikasi. Tujuannya untuk memastikan apakah sistem manajemen yang Anda terapkan sudah sesuai dengan syarat dan aturan klausul yang berlaku.

Jika badan sertifikasi menyatakan semua sudah sesuai aturan klausul yang dipersyaratkan, maka perusahaan Anda berhak mendapatkan sertifikasi ISO. Oleh karena itu, seperti layaknya sertifikasi berstandar internasional, perusahaan yang sudah menerapkan dan tersertifikasi ISO perlu melakukan Audit Surveillance.

Saat melakukan sertifikasi, badan sertifikasi akan menjelaskan seputar Audit Sertifikasi kepada perusahaan Anda. Pada kesempatan kali ini akan dijelaskan mengenai Audit Surveillance. Berikut penjelasannya:

Apa Itu Surveillance Audit?

 

Apa Itu Surveillance Audit?

Setelah lolos audit dan mendapatkan Sertifikasi ISO Sistem Manajemen, prosedur selanjutnya yang harus dilewati organisasi perusahaan adalah Surveillance Audit di tiap tahun selama sertifikasi itu masih berlaku.

Surveillance Audit adalah audit pemantauan yang wajib dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen terhadap instansi yang telah bersertifikat ISO. Tujuan audit untuk memantau pelaksanaan ISO dari organisasi atau perusahaan tersebut apakah masih sesuai dengan ketentuan ISO yang bersangkutan atau tidak.

Dengan begitu bisa ditentukan apakah organisasi masih berhak menyandang sertifikasi ISO atau tidak. Lewat proses audit ini bisa dibuktikan, bagaimana komitmen dan peran serta seluruh karyawan/pegawai organisasi dalam menjalankan standar ISO. Audit Surveillance memastikan masing-masing unit di organisasi melaksanakan seluruh proses kegiatan sesuai dengan QMP (sasaran mutu) yang telah ditetapkan.

Prosedur Surveillance Audit dilakukan di tiap tahun selama sertifikasi itu masih berlaku untuk memantau pelaksanaan ISO dari perusahaan tersebut apakah masih sesuai dengan ketentuan ISO yang bersangkutan atau tidak. Proses Surveillance sendiri akan dilakukan oleh lembaga bersangkutan yang telah mengeluarkan Sertifikat ISO.

Sertifikasi ISO rata-rata memiliki masa berlaku hingga tiga tahun, dengan persyaratan audit survei atau surveillance dilakukan setiap tahun, sebelum dilakukan re-sertifikasi pada tahun ketiga. Setiap proses kunci, seperti management review, audit internal, dan penyesuaian-penyesuaian yang dilakukan selama satu tahun, ditinjau kembali.

Hal-hal yang biasa menjadi pertanyaan lembaga sertifikasi atau dicari auditor pada Surveillance Audit, yaitu:

  1. Apakah organisasi masih sesuai dengan persyaratan sistem manajemen?
  2. Apakah organisasi perusahaan mengimplementasikan kebijakan dan SOP seperti yang sudah ditetapkan?
  3. Apakah secara berkala organisasi meninjau dan meningkatkan manajemen mutu melalui audit internal dan tinjauan manajemen (management review)?
  4. Bagaimana tindakan perbaikan yang berkelanjutan sesuai sistem manajemen dan monitoring sasaran mutu?

Waktu yang dibutuhkan saat Surveillance Audit (perpanjangan) lebih sedikit daripada audit pertama kali pada proses Sistem Manajemen. Ketika audit perpanjangan, Lead Auditor akan memulai dengan melihat proses kunci organisasi; seperti rapat tinjauan manajemen, audit internal, dan tindakan korektif.

Selanjutnya, dengan melihat beberapa proses yang tersisa dalam Sistem Manajemen. Lead Auditor mungkin juga hanya melihat sebagian dari seluruh organisasi, seperti hanya satu dari dua jalur produksi, atau situs tertentu.

Setelah pelaksanaan audit dilaksanakan dari semua ruang lingkup, selanjutnya penyampaian dengan menyampaikan temuan-temuan yang masih sesuai persyaratan dan mana yang perlu diperbaiki.

Persiapan Audit Surveillance ISO

 

Persiapan Audit Surveillance ISO

Beberapa hal perlu dipersiapkan oleh organisasi dalam pelaksanaan  Surveillance Audit, yaitu:

  1. Memastikan wakil manajemen dan pengendali dokumen mengendalikan proses manajemen yang diatur dalam:
  • Manual Mutu
  • Prosedur Pengendalian informasi Terdokumentasi
  • Prosedur-prosedur Manajemen Risiko
  • Prosedur Monitoring Sasaran Mutu
  • Prosedur Pengendalian Hasil Kegiatan Tidak Sesuai
  • Prosedur Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
  • Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan
  • Prosedur Pengelolaan Audit Internal
  • Prosedur Manajemen Pengetahuan
  • Prosedur Manajemen Perubahan
  • Prosedur Program improvement
  • Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen
  1. Memastikan masing-masing bidang dan bagian menerapkan proses sesuai dengan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
  2. Memastikan bukti rekaman dari masing-masing bidang dan bagian disimpan dengan baik sesuai dengan daftar rekaman bidang/bagian.
  3. Memastikan bidang dan bagian melakukan monitoring Sasaran Mutu sesuai Program Sasaran Mutu sesuai dengan periode pengukuran dalam formulir monitoring Pencapaian Sasaran Mutu Bidang/Bagian.
  4. Memastikan Bidang dan Bagian melakukan evaluasi efektifitas mitigasi risiko proses dalam formulir Manajemen Risiko.
  5. Memastikan Wakil Manajemen dan Auditor internal melakukan audit internal untuk memeriksa efektifitas penerapan Sistem Manajemen berdasarkan Prosedur Pengelolaan Audit Internal.

Berdasarkan jadwal Surveillance Audit yang akan dilaksanakan, maka masing masing bidang dan bagian harus mempersiapkan dengan baik bukti-bukti penerapan seperti yang dijelaskan di atas untuk dapat ditunjukkan dalam audit pengawasan.

Perbedaan Audit Surveillance, Audit Sertifikasi, dan Audit Resertifikasi

Perbedaan Audit Surveillance, Audit Sertifikasi, dan Audit Resertifikasi

Ketika Anda akan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 maka Anda akan mengikuti prosedur dari lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi akan menginformasikan kepada Anda tentang Audit Sertifikasi, Audit Surveillance dan Audit Resertifikasi ISO.

Bagaimana perbedaan antara Audit Sertifikasi, Audit Surveillance dan Audit Resertifikasi?

Ketika audit dilakukan oleh lembaga sertifikasi, pihak lembaga memiliki tindakan korektif yang akan dikeluarkan dan perlu ditangani dengan baik. Kemudian akan ada sebuah laporan audit yang sudah dikeluarkan untuk perusahaan sebagai catatan audit. Ada hal yang menjadi perbedaan yaitu jumlah jam yang akan ditunjukan pada proses audit.

Pada Audit Sertifikasi/ Audit Resertifikasi auditor lembaga sertifikasi akan melihat proses pelaksanaan pada SMM sudah sesuai dengan standar ISO atau belum. Kemudian melihat efektivitas proses, dokumentasi perusahaan, dan adanya perbaikan secara berkelanjutan. Audit sertifikasi ini biasanya dilakukan dalam beberapa hari untuk penyelesaiannya. Semua ini bergantung berdasarkan ukuran perusahaan dan proses banyaknya SMM Anda.

Kemudian sebagai perbandingan maka Audit Surveillance akan melihat proses kunci seperti audit internal, tinjauan manajemen, dan tindakan korektif. Maka dari itu Audit Surveillance ini hanya memerlukan sedikit waktu pada proses SMM anda. Kemudian mereka juga akan melihat sebagian dari organisasi seperti dua jalur produksi atau situs tertentu yang sudah diproses.

Baca juga :

Terdapat aturan yang menerapkan akar kuadrat pada semua lokasi audit. Semua ini dilakukan agar pihak audit tidak menghabiskan banyak waktu dalam proses SMM. Sehingga dapat dikatakan kalau proses Audit Surveillance akan lebih singkat dibandingkan dengan proses audit sertifikasi. Hal ini bertujuan agar pihak lembaga sertifikasi bisa melakukan audit semua proses dan situs bisnis selama siklus pengawasan 2 tahun.

Leave a Reply

Subscribe our newsletter

Open chat
Hallo,
Silahkan tinggalkan pesan Anda disini.