Istilah Gemba Kaizen berasal dari bahasa Jepang. Artinya, ini merupakan konsep yang lahir dari negara Jepang. Gemba Kaizen merupakan metode yang sudah sangat populer di Jepang yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dari suatu perusahaan.

Pada kesempatan kali ini, tulisan ini ingin mengangkat materi mengenai Gemba Kaizen. Tulisan ini akan mengajak para pembaca, untuk mengenal terlebih lebih banyak tentang konsep yang lahir di negara Jepang ini.

Apa itu Gemba Kaizen?

Secara bahasa, Gemba Kaizen terdiri dari dua kata. Kata Gemba berasal dari bahasa Jepang yang berarti “tempat sebenarnya” atau “lokasi kejadian” atau “lokasi sebenarnya”. Dalam manajemen bisnis, istilah ini mengacu pada “lokasi produk atau jasa layanan dibuat”. Gemba dapat juga diartikan dengan “tempat dimana value ditingkatkan” atau “tempat dimana pekerjaan diselesaikan”.

Sementara kata Kaizen dalam bahasa Jepang dapat diartikan sebagai untuk perbaikan, perubahan menjadi lebih baik, atau perbaikan berkelanjutan atau  continuous improvement. Kaizen telah terkenal menjadi filosofi strategi bisnis untuk membuat perubahan kecil, tetapi terus-menerus menjadi lebih baik dalam operasi perusahaan.

Berdasarkan penjelasan dua arti kata tersebut, maka dapat dipahami bahwa Gemba Kaizen berarti melakukan perbaikan di tempat kerja atau di tempat terjadinya masalah.

Gemba Kaizen merupakan konsep tentang pelaksanaan perbaikan atau pembaharuan yang dilakukan terus-menerus. Sebagaimana yang dipahami, bahwa perbaikan itu dilakukan dengan cara berkelanjutan dan tidak pernah berhenti dilakukan. Sebab selalu ada peluang dan ruang untuk melakukan perbaikan.

Baca juga : Certification of ISO 9001:2015

Meskipun saat ini perusahaan merasa bahwa sistem yang sudah ada sudah sempurna. Namun, harus disadari bahwa  banyak faktor akan mempengaruhi kondisi yang ada sekarang, sehingga diperlukan untuk terus melakukan perbaikan. Dalam hal ini adalah memperbaiki proses serta mengurangi terjadinya pemborosan.

Pengertian Gemba Kaizen menurut yang disampaikan oleh Kaizen Institute, yaitu suatu organisasi perusahaan yang sudah menerapkan konsep ini akan terus melakukan kegiatan perbaikan prosesnya. Perusahaan akan selalu melakukan kegiatan mempromosikan, menstandarkan dan mendisiplinkan, serta memiliki keyakinan bahwa proses yang ada untuk memecahkan masalah itu jauh lebih berharga daripada hasil yang didapat. 

Gemba Kaizen diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : The Key to Japan’s Competitive Success” yang diterbitkan tahun 1986. Dalam buku ini terdapat instisari yang diambil yaitu Kaizen itu merupakan kegiatan yang terus menerus dengan sadar dilaksanakan, untuk membuat peningkatan- peningkatan walaupun kecil, maka akan dimungkinkan untuk menghasilkan barang dan jasa yang memberikan kepuasan kepada pelanggan.

Konsep ini dilakukan dengan mengajak keikutsertaan, motivasi dan peningkatan secara terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan yang berada dalam organisasi. Mulai dari level manajemen puncak hingga operator. Hal ini yang melandasi terjadinya perbaikan terus menerus di area kerja dengan lewat penerapan konsep Gemba Kaizen.

Alat Bantu Penerapan Gemba Kaizen

Dalam penerapan Gemba Kaizen, ada sejumlah alat bantu yang digunakan. Alat bantu yang digunakan adalah konsep 5S. Konsep 5S ini merupakan alat bantu yang dapat melibatkan semua karyawan sebagaimana konsep yang ada pada Gemba Kaizen.

Alat bantu 5S adalah budaya tentang bagaimana memperlakukan tempat kerja dengan benar, sehingga menjadi fondasi untuk program peningkatan. 5S terdiri dari Seiri (Pemilahan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembenahan), Seiketsu (Pemantapan) dan Shitsuke (Pembiasaan). 

Untuk mengenal lebih dalam, berikut penjelasan lebih rinci tentang 5S:

1. Seiri (Pemilahan)
   Seiri (pemilahan) berarti  menjelaskan tentang mana barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan. Sekaligus untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan disimpan dan berada dalam jangkauan agar lebih efisien serta mempertimbangkan mengenai frekuensi pemakaian.Perlu diperhatikan bahwa barang yang tidak dipakai di tempat kerja akan berdampak pada inventaris, menurunkan produktivitas dan bisa menimbulkan bahaya.

2. Seiton (Penataan)
   Seiton (penataan) adalah prinsip dasar untuk melakukan pengaturan ruangan kerja dan peralatan secara rapi dengan pengaturan tata letak dan penempatan yang efisien, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu untuk mencari barang yang dapat hilang sehingga mengganggu kelancaran pekerjaan.

3. Seiso (Pembenahan)
   Seiso (pembenahan) atau pembenahan bertujuan untuk menghilangkan semua debu dan kotoran serta menjaga tempat kerja selalu bersih. Area yang merupakan target dari seiso ini adalah area penyimpanan, area peralatan dan area lingkungan.

4. Seiketsu (Pemantapan)
   Seiketsu atau pemantapan bertujuan untuk memastikan kegiatan seiri, seiton dan seiso telah selesai. Untuk itu diperlukan adanya standar yang bertujuan untuk pengecekan, kemudian disosialisasikan dan dilakukan peninjauan secara berkala. Dalam hal ini alat bantu secara visual berupa gambar dapat digunakan.

5. Shitsuke (Pembiasaan)
   Shitsuke (pembiasaan) yaitu suatu kebiasaan yang baik dari setiap orang yang terlibat untuk melakukan setiap hal dengan benar sesuai standar yang telah ditetapkan. Perilaku disiplin diharapkan tercipta bagi seluruh orang terutama anggota dalam segmennya.

Manfaat Gemba Kaizen

Mengapa perusahaan perlu Gemba Kaizen? Berikut ini ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Gemba Kaizen, yaitu:

1. Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat. Gemba Kaizen membantu Anda mengidentifikasi hal-hal apa saja yang sudah menyimpang dari prosedur seharusnya.
2. Setiap orang dapat memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
3. Mendukung cara berpikir yang berorientasi pada proses.
4. Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak untuk diselesaikan.
5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru.

Hubungan Gemba Kaizen dengan Penerapan ISO 9001

Gemba Kaizen merupakan filosofi Jepang untuk melakukan perbaikan dan peningkatan secara terus menerus di organisasi perusahaan. Sementara standar ISO 9001 adalah kualitas sistem manajemen yang dikeluarkan oleh badan Dunia IOS (International Organization for Standardization).

Standar ISO 9001 diberikan kepada organisasi mulai dari manajemen puncak sampai tingkat bawah untuk melakukan peningkatan (Continuous Improvement), yang mana hal ini tertuang dalam beberapa klausul ISO 9001. 

Baca juga: Apa itu ISO 9001 dan ISO 14001?

Konsep Gemba Kaizen dan standar ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu merupakan seperangkat aturan standar yang sejalan. Sehingga bagi perusahaan yang menerapkan Gemba Kaizen lalu menerapkan kualitas sistem manajemen ISO 9001 sebenarnya sudah lebih dulu menerapkan perbaikan berkelanjutan. Perusahaan akan sangat mudah beradaptasi dengan sistem manajemen mutu ISO 9001 yang diterapkan tersebut.