5 Menit Membaca

Banyak organisasi profit maupun non profit yang sudah memiliki standar sertifikasi ISO , diantaranya menggunakan ISO 9001. Namun dalam penerapannya di lapangan tidak banyak yang benar-benar mematuhi apa yang sudah disyaratkan dalam ISO tersebut.

Tidak sedikit organisasi bisnis yang lalai dengan penerapan sertifikas tersebut. Bukti sertifikasi hanya menjadi bahan pencitraan perusahaan. Hasilnya, banyak organisasi atau perusahaan yang sudah bersertifikasi ISO , namun masih belum berkompeten.

Perusahaan atau organisasi memanfaatkan sertifikasi ISO hanya untuk keperluan pemasaran pelanggan saja. Lewat bukti sertifikasi itu perusahaan membangun citra yang baik dengan menunjukkan kepada pelanggan bahwa ia telah memiliki sertifikasi ISO. perusahaan kemudian merasa kualitas produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan sudah terjamin.

Dokumen tentang ISO biasanya hanya disimpan dalam dokumentasi perusahaan, lalu akan dibuka lagi saat berlangsungnya audit oleh eksternal. Perusahaan memiliki sertifikasi tanpa benar-benar memastikan praktiknya dilakukan. Padahal ISO dibuat agar menjadi landasan bagi perusahaan untuk memastikan produk atau jasanya benar-benar terjamin sesuai standar.

sertifikasi tidak seharusnya menjadi formalitas saja, namun harus betul-betul diterapkan sebagai penjaga kualitas perusahaan. Kumpulan SOP yang telah dibuat harus dijalankan sebagaimana mestinya, namun fakta di lapangan banyak yang tidak mematuhinya.

Kebanyakan konsultan ISO hingga lembaga yang menerbitkan sertifikasi ISO mengetahui fenomena ini. Hal ini tentu menjadi ironi karena di saat kepuasaan pelanggan menjadi tujuan perusahaan, namun perusahaan tidak memastikan standar kualitas produk atau jasa yang dihasilkannya.

Sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin menghasilkan produk yang terjaga kualitasnya tentu harus menerapkan kaidah dan aturan yang sudah ditetapkan. Jika aturan standar itu tidak diterapkan dengan baik, namun tetap berharap mendapatkan produk yang berkualitas, tentu saja seperti mimpi saja.

Penyebab Perusahaan Tidak Kompeten Meski Punya Sertifikasi ISO

Dari fenomena ini, ada sejumlah hal yang patut menjadi pertanyaan mendasar, yaitu apa yang membuat fenomena ini terjadi? Mengapa prosedur yang dibuat sendiri oleh perusahaan malah tidak dijalankan dan dilanggar? Apakah ini ada kondisi yang memaksa atau ada faktor lain? Berikut penyebab perusahaan tidak berkompeten meski sudah memiliki sertifikasi ISO:

1. Rumitnya Pelaksanaan Teknis ISO

sebagian besar organisasi perusahaan yang tidak patuh terhadap aturan standar yang telah ditetapkan memiliki masalah yang sama, yaitu begitu rumitnya implementasi pelaksanaan ISO di tingkat teknis pelaksanaan SOP. Terutama kalau pelaksanaanya masih berbasis kertas.

Penerapannya di lapangan membuat pihak perusahaan harus melakukan banyak prosedur yang harus diikuti, dokumen yang diisi dan diantarkan ke pihak -pihak yang terkait. Ditambah dengan sulitnya membangun kolaborasi antar pihak untuk menjalankan prosedur, kurangnya pengetahuan tentang pelaksanaan pelaksanaan prosedur, dan jumlah masalah lainnya.

2. Dokumen ISO Tidak Sesuai dengan Sistem Komputer

perusahaan yang menggunakan sistem yang terkomputerisasi, belum tentu juga dijamin bahwa perusahaan itu menjalankan prosedur yang sesuai dalam dokumen ISO. Malahan yang sering terjadi adalah adanya ketidaksesuaian antara dokumen ISO dengan sistem komputer.

Masalah bertambah jika perusahaan hanya sekedar membeli aplikasi yang sudah jadi tanpa melakukan proses penilaian antara modul yang ditawarkan aplikasi dengan dokumen ISO. Aplikasi sekelas ERP ( Enterprise Resource Planning) juga tidak harus bersinergi dengan dokumen ISO.

Hasil di dalam perusahaan yang terjadi seperti adanya dua aktivitas besar yang telah memiliki sertifikasi ISO . Aktivitas yang pertama yaitu berkaitan dengan operasional perusahaan sehari-hari, sementara aktivitas kedua yang dilakukan adalah perusahaan berusaha memenuhi persyaratan ISO. Akibat hal ini menimbulkan efek yang menyebabkan inefisiensi atau pemborosan waktu, tenaga, dan biaya. Ditambah lagi jika kedua aktivitas itu tidak saling bersinergi. Hal ini tentu akan merugikan perusahaan.

Cara Penerapan ISO dengan Efektif Pada Perusahaan

Seharusnya, perusahaan yang ingin menerapkan sistem ISO yang efektif dan efisien dapat menerapkan pendekatan paperles. Hal ini ideal bagi perusahaan karena dapat menjalankan prosedur dengan memanfaatkan sistem yang terkomputerisasi. Sistem komputerisasi yang dibuat harus sesuai dengan standar yang ada dalam dokumen ISO sebagai referensi mendasar, dan tidak boleh mengembangkan sistem sendiri berbeda dari ketetapan yang sudah dibuat.

Kondisi seperti itu diakui cukup sulit untuk dilaksanakan secara ideal, terutama oleh tim pengembang aplikasi baik dari internal perusahaan maupun dari pihak vendor aplikasi. Pengembangan sistem ISO yang terkomputerisasi harus mutlak menerapkan pendekatan full custom.

Setiap perusahaan memiliki spesifikasi dan keunikan tersendiri. Hampir setiap perusahaan identik dan tidak ada perusahaan yang sistem operasionalnya sama meski berada di sektor industri yang sama. Banyak perusahaan yang tidak menerapkan 100 persen sistem ISO yang terkomputerisasi. Banyak rintangan yang dihadapi, mulai dari perencanaan, implementasi, eksekusi, hingga sosialisasi ke pihak pemangku kepentingan.

Salah satu contoh yang mengkhawatirkan, yaitu ada sebuah perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO 9001 memiliki dokumen SOP dan formulir yang mengatur tentang proses pembelian barang. Sesuai SOP yang telah ditetapkan, maka proses pembelian barang yang melibatkan dua pihak yaitu bagian pembelian dan keuangan. Output SOP ini nantinya adalah Purchase Order yang akan dikirimkan ke pemasok.

Namun fakta yang terjadi, perusahaan tersebut menggunakan aplikasi komputer yang sudah jadi untuk mengurusi proses pembelian. Modul pembelian barang yang terdapat dalam aplikasi tersebut bersifat umum atau umum dan tidak digambarkan sama dengan prosedur yang tertulis dalam dokumen ISO perusahaan.

Hasil, apa yang dikerjakan oleh pihak-pihak terkait dengan proses pembelian barang tidak sama dengan dokumentasi ISO. Lalu saat dilakukan audit eksternal maka perusahaan akan segera mengkondisikan semuanya agar tidak menjadi temuan oleh auditor.

Meski demikian, melakukan pengkondisian oleh perusahaan juga tidak mudah dilakukan. Terutama terkait dengan catatan atau record. Ditambah lagi jika proses tersebut saling berkaitan dengan proses-proses lain. Tentu ini akan menambah kesulitan saat perusahaan melakukan pengkondisian.

 

Perwakilan Manajemen

Setiap perusahaan yang memilih untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001 wajib dimiliki oleh Management Representative (MR) yang telah ditunjuk oleh manajemen puncak perusahaan. Orang yang ditugaskan sebagai Management Representative bakal memiliki penting dalam pengembangan SMM dalam organisasi.

Peran utama Management Representative adalah menjadi koordinator dalam proyek tersebut. Mereka harus melakukannya. dan membimbing setiap pemilik dalam melaksanakan sesuai dengan prosedurnya. Seperti yang disebutkan dalam standar ISO 9001 , mereka harus memastikan beberapa hal berikut:

1. memahami bahwa proses sistem manajemen mutu berjalan dengan benar.
2. menjelaskan bahwa top management paham akan kinerja SMM dan adanya kebutuhan untuk melakukan perbaikan.
3. setiap orang dalam organisasi memahami hasil dari kegiatan tersebut yang akan mempengaruhi organisasi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.

Pimpinan manajemen harus berperan untuk membuat perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan. Management Representative tidak harus melakukan semua pekerjaan, mereka hanya perlu memastikan bahwa proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan prosedur, dan mereka harus memastikan bahwa selalu ada perbaikan dalam SMM.

Selain itu, terdapat perubahan pada ISO 9001 versi 2015 terkait dengan Management Representative (MR). ISO 9001:2015 tidak mewajibkan MR seperti pada versi 2008. Peranan MR pada ISO:2008 cukup penting dan berpengaruh, karena dia adalah wakil dari manajemen perusahaan yang menentukan berhasil atau tidaknya penerapan manajemen mutu di perusahaan.

Baca juga : Posisi Management Representative dalam ISO 45001

Dengan peniadaan MR ini maka diharapkan manajemen puncak akan lebih terlibat secara aktif dalam implementasi sistem manajemen mutu. Peranan-peranan MR selanjutnya akan didistribusikan kepada pemangku kepentingan yang terkait dengan implementasi manajemen mutu, bahkan melibatkan juga peran manajemen puncak .

ISO 9001:2015 mengacu pada proses dengan disertai pemikiran berbasis resiko. Hal ini tentu saja akan lebih mudah diwujudkan jika manajemen puncak terlibat aktif dalam mengawal penerapan ISO. Selain itu, juga diperlukan Arahan dan kebijakan dari manajemen puncak dalam proses perencanaan, apalagi jika melibatkan antar bagian atau departemen.

Perubahan ISO 9001:2015 memberikan wewenang dan kesempatan kepada manajemen puncak untuk lebih banyak berinteraksi dengan sistem manajemen mutu. Setidak-tidaknya manajemen puncak memiliki kepedulian yang lebih dibandingkan sebelumnya. Proses dan pemikiran berbasis resiko ini lebih dekat ke arah kebijakan atau kebijakan organisasi yang dikeluarkan langsung oleh manajemen puncak .

Sudah saatnya para top management turun ke bawah untuk mengawal implementasi ISO. ISO 9001:2015 sekarang cukup fleksibel dan adaptif untuk disandingkan dengan sistem manajemen yang lain. Ada beberapa hal yang dihapus dari versi 2008 bertujuan untuk memudahkan implementasi dan bisa bersinergi dengan berbagai sistem manajemen yang diterapkan di perusahaan.

Pendekatan Proses dan Pemikiran Berbasis Risiko

Diantara perubahan yang direvisi dalam ISO 9001 2015 adalah menetapkan pendekatan sistematis untuk mempertimbangkan, dibandingkan memperlakukan pencegahan sebagai komponen terpisah dari sistem manajemen mutu. Risiko melekat pada semua aspek sistem manajemen mutu. Ada risiko di semua sistem, proses dan fungsi.

Pemikiran berbasis memastikan risiko ini diidentifikasi, dipilih dan dikendalikan sepanjang desain dan penggunaan sistem manajemen mutu. ISO 9001:2015 yang terintegrasi dengan pemikiran berbasis resiko yang diarahkan pada perusahaan diarahkan untuk memperhatikan lebih lanjut guna menghasilkan keluaran yang baik, baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, proses, serta perbaikan.

Kurangnya kesadaran dari pihak manajemen terhadap pendekatan proses ini akan memberikan andil sulit dilaksanakannya implementasi ISO 9001:2015. Ditambah lagi dengan ISO versi terbaru ini, semua aktivitas dalam proses perlu dilakukan kajian dengan menggunakan pemikiran berbasis resiko.

Manfaat Pendekatan Proses dan Pemikiran Berbasis Risiko

Pendekatan proses ini dapat memudahkan perusahaan dalam menjalankan berbagai aktivitasnya. Semua karyawan atau pihak-pihak yang terlibat dengan mudah memahami proses-proses apa saja yang dimiliki oleh perusahaan. Bagaimana proses tersebut dijalankan dan dipantau.

Semua yang terlibat juga dapat memahami resiko-resiko apa saja yang bisa muncul selama pelaksanaan proses. Kolaborasi antar partisipan yang menjalankan proses sudah semestinya akan mudah dibentuk jika implementasi menggunakan proses pendekatan.

Selain itu, sistem akan menjadi lebih transparan dan dapat dicapai oleh banyak orang. Tidak ada sesuatu yang bisa ditutup atau disembunyikan. Informasi terkait dengan proses selamat proses tersebut dijalankan juga tersedia dengan lengkap. Informasi yang bisa digunakan sebagai bukti untuk dijadikan bahan keputusan (evidence based decision making) .

Baca juga : Konsultan ISO Wajib Tahu, Ini Syarat serta Tugasnya di Perusahaan

Keputusan yang diambil tidak dapat didasarkan pada perbedaan persepsi tanpa adanya dasar yang jelas. Pendekatan proses ini sangat relevan dalam menyajikan berbagai data dan informasi atas pelaksanaan sebuah proses.

Saat top management berperan aktif dalam pelaksanaan ISO 9001:2015 dan pendekatan penggunaan proses beserta pemikiran berdasarkan yang diterapkan dengan baik, maka akan terjadi sinkronisasi dan sinergi yang baik antara pelaksanaan dan apa yang sudah ditetapkan dalam ISO.

Sistem manajemen tidak dibuat untuk mempersulit perusahaan, namun untuk memberikan pedoman bagaimana menjaga agar kualitas produk dan bisnis tetap terjaga bahkan menjadi lebih baik dari sebelumnya. kesadaran organisasi atau sertifikasi ISO harus menjadi nyata bahwa perusahaan atau organisasi benar-benar telah melaksanakan ISO secara konsisten di lapangan, bukan hanya sekedar formalitas perusahaan saja.