Perusahaan atau organisasi yang memiliki sertifikasi International Organization for Standardization (ISO) memiliki keuntungan dalam menjalankan bisnisnya. Sebab, dengan memiliki sertifikasi ISO, perusahaan atau organisasi memiliki pengakuan resmi dan kepatuhan terhadap standar internasional tertentu. 

Namun, untuk mempertahankan sertifikasi ISO dibutuhkan komitmen dan upaya secara berkelanjutan. Hal ini berlaku bagi organisasi atau perusahaan yang ingin tetap berkomitmen dan mempertahankan keunggulannya, dalam keberlanjutan sebagai bentuk investasi jangka panjang. Seperti mempertahankan kepercayaan stakeholder, memiliki akses ke pasar global, meningkatkan efisiensi operasional, bukti kepatuhan organisasi terhadap hukum serta regulasi, memiliki keunggulan kompetitif, mendorong organisasi atau perusahaan untuk terus berinovasi serta adanya pendekatan manajemen risiko. 

Oleh karenanya artikel ini akan memberikan panduan bagaimana mempertahankan sertifikasi ISO sebagai bentuk tujuan penulisan. Hal tersebut berdasarkan langkah untuk melakukan surveillance audit internal, meninjau ulang sistem secara berkala, memperbarui sistem manajemen, pelatihan dan kompetensi personel, mengatasi temuan ketidaksesuaian dan meninjau kinerja sistem secara menyeluruh. 

Lakukan Surveillance Audit Internal

Audit Internal Berkala oleh Tim Internal 

Menetapkan jadwal audit internal secara teratur, memilih tim auditor internal yang kompeten dan terlatih dalam standar ISO yang berlaku, melakukan perencanaan audit dengan cermat, meninjau dokumentasi terkait sistem manajemen, prosedur, dan catatan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ISO, melakukan wawancara dengan personel yang terlibat dalam proses yang dievaluasi, fokus pada evaluasi kinerja proses, identifikasikan dengan jelas dan dokumentasikan saat tidak menemukan ketidaksesuaian. 

Kemudian, membuat laporan audit yang mencakup temuan, rekomendasi, dan catatan tindakan perbaikan setelah dilakukan proses audit. Selanjutnya, melibatkan pemangku kepentingan utama dalam hasil audit, serta menggunakan hasil audit sebagai dasar untuk siklus perbaikan berkelanjutan. 

Memantau Implementasi Sistem Manajemen 

Memantau implementasi sistem manajemen bisa dilakukan dengan cara menetapkan indikator kinerja kunci yang relevan, melakukan pemantauan rutin terhadap proses-proses kunci pada sistem manajemen, menyimpan rekam jejak dan dokumentasi, melakukan audit internal secara berkala, mengevaluasi tingkat kepatuhan terhadap persyaratan ISO oleh organisasi, memantau perubahan pada sistem manajemen, pemantauan implementasi pada sistem manajemen juga melibatkan karyawan, mengukur kinerja organisasi sesuai target atau tidak, membuat laporan hasil pemantauan, dan menindak lanjuti hasil dari pemantauan. 

Baca juga : Inilah Perbedaan Sertifikasi ISO yang Dikeluarkan KAN dan Non-KAN

Tinjau Ulang Sistem Secara Berkala

Identifikasi Perubahan Sistem Manajemen

Identifikasi perubahan sistem manajemen menetapkan jadwal tinjau ulang sistem secara berkala, sesuai dengan persyaratan standar ISO dan kebutuhan organisasi. Selanjutnya, mengidentifikasi perubahan, merivisi standar ISO, melakukan pemantauan perubahan eksternal, rutin memperhatikan perubahan eksternal, melakukan evaluasi risiko terhadap setiap perubahan, setiap perubahan selalu didokumentasikan, mengimplementasikan perubahan dalam sistem manajemen, melakukan pemantauan kinerja sistem, serta melaporkan hasil tinjau ulang kepada tim manajemen dan pihak terkait, terpenting saling mengkomunikasikan secara transparan. 

Tinjau Ulang Kebijakan dan Prosedur

Tinjau ulang kebijakan dan prosedur dilakukan dengan menetapkan jadwal rutin, melibatkan tim yang terlibat pada sertifikasi ISO, memastikan kebijakan sesuai berdasarkan standar ISO, mengevaluasi kinerja. Dilanjutkan dengan mengidentifikasi kebutuhan perubahan, pembaruan dokumentasi, meninjau kebijakan dan juga prosedur sesuai dengan praktik terbaik yang diharapkan organisasi atau perusahaan, menetapkan indikator kinerja, menyediakan pelatihan untuk membentuk kesadaran anggota, dan melakukan pemantauan kontinu. 

Baca juga : 8 Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO yang Efektif dan Efisien

Perbarui Sistem Manajemen

Sesuaikan dengan Versi Terbaru Standar ISO

Menyesuaikan dengan versi terbaru standar ISO dapat diwujudkan dengan melakukan pemahaman mengenai perubahan yang ada, mengidentifikasi ruang lingkup perubahan, merencanakan implementasi perubahan dengan cermat, melibatkan tim manajemen. 

Penyesuaian juga dilakukan dengan mengidentifikasi perubahan yang perlu untuk didokumentasikan, melatih karyawan melalui pelatihan, menjalankan rencana yang ditetapkan, melakukan pemantauan serta evaluasi secara berkala, melakukan audit internal, mengimplementasikan tindakan perbaikan berkelanjutan sesuai dengan hasil audit dan evaluasi, serta menjaga komitmen terhadap pembaruan dan perbaikan. 

Perbarui Dokumentasi Sesuai Perubahan

Melakukan pembaruan terhadap dokumentasi sesuai perubahan bisa dikerjakan berdasarkan melakukan identifikasi perubahan dokumentasi, merencanakan pembaruan dokumentasi, melibatkan pemangku kepentingan serta pihak terkait dalam pembaruan sistem manajemen.

Sementara itu, proses selanjutnya dengan merevisi kebijakan dan prosedur, dokumentasikan setiap perubahan dengan jelas, memperbarui instruksi kerja berdasarkan perubahan, memastikan dokumen bisa dipahami perihal keterbacaan, mendistribusikan dokumen baru, menyediakan pelatihan terhadap karyawan, dan melakukan pemantauan mengenai implementasi memperbarui dokumentasi sesuai perubahan. 

Baca juga : Pentingnya Pelatihan ISO Dalam Meningkatkan Efektivitas Sistem Manajemen

Pelatihan dan Kompetensi Personel

Pelatihan Personel Secara Berkala

Dengan pelatihan personel secara berkala dapat dilakukan melalui mengidentifikasi apa saja kebutuhan organisasi dari adanya pelatihan, merencanakan jadwal pelatihan secara teratur dan terencana, memilih metode pelatihan yang efektif, melibatkan pemangku kepentingan utama dalam menentukan kebutuhan untuk mengisi pelatihan, dan menyusun materi pelatihan. 

Uji Kompetensi Pekerja Terkait

Uji kompetensi pekerja terkait dilakukan dengan cara menentukan kriteria kompetensi yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab pekerja terkait dengan sistem manajemen ISO, mendesain uji kompetensi, melakukan pemberian uji kompetensi secara objektif namun terstruktur, menetapkan jadwal uji kompetensi secara berkala, melibatkan pekerja dalam proses uji kompetensi, mengevaluasi hasil uji kompetensi.

Dilanjutkan untuk melakukan umpan balik mengenai hasil uji kompetensi pekerja, merencanakan pelatihan lanjutan jika ditemukan kecurangan, memberikan reward kepada pekerja yang berhasil melewati uji kompetensi dengan baik, memantau kinerja pekerja, melibatkan pemangku kepentingan dengan menginformasikan mengenai uji kompetensi, serta tetap melanjutkan uji kompetensi secara berkelanjutan dan menjadikannya sebagai budaya di dalam organisasi atau perubahan.  

Baca juga : Apa itu Standar ISO 9001 dan Mengapa Penting dalam Bisnis

Atasi Temuan Ketidaksesuaian

Temuan dari Hasil Survailen Internal dan Eksternal

Temuan yang tidak sesuai berdasarkan hasil survailen internal dan eksternal bisa diatasi dengan mengidentifikasi temuan ketidaksesuaian, memprioritaskan temuan berdasarkan tingkat dampak, membentuk tim penanganan ketidaksesuaian, menganalisis akar penyebab. Lalu, merencanakan tindakan korektif dan mengimplementasikannya, melakukan pemantauan pelaksanaan, menguji efektivitas tindakan korektif yang diimplementasikan, melakukan perbaikan berkelanjutan, mengkomunikasikan hasilnya dengan pemangku kepentingan, memperbaiki proses dan meningkatkan kesedaran melalui pembelajaran, dan mendokumentasikan seluruh penanganan temuan ketidaksesuaian. 

Lakukan Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Memastikan tindakan koreksi ditujukan untuk menghilangkan dampak negatif dari temuan tersebut, verifikasi dan validasi efektivitas tindakan koreksi, identifikasi dan perbaikan proses yang mungkin menyebabkan ketidaksesuaian, melakukan analisis akar penyebab, implementasikan tindakan pencegahan. Dilanjutkan menetapkan sistem pemantauan kinerja untuk melacak efektivitas tindakan koreksi dan pencegahan, melibatkan pemangku kepentingan, pelaporan juga komunikasi, evaluasi risiko secara berkala. 

Baca juga : Langkah-langkah Menuju Sertifikasi ISO 22000:2018: Persyaratan Utama yang Harus Dipenuhi

Tinjau Kinerja Sistem Secara Menyeluruh

Kaji Efektivitas Sistem Manajemen

Mengkaji efektivitas sistem manajemen dilalui menetapkan jadwal untuk tinjauan kinerja, mempersiapkan data dan informasi, mengidentifikasi pencapaian tujuan, dan mengevaluasi efektivitas setiap proses. 

Visi dan Rencana Perbaikan Berkelanjutan

Visi dan rencana perbaikan berkelanjutan berdasarkan pembentukan visi, mengidentifikasi tren industri dan standar baru, melibatkan pemangku kepentingan, menetapkan tujuan serta target, mengidentifikasi prioritas perbaikan, dan pemantauan kinerja berkelanjutan. 

Kesimpulan

Mempertahankan sertifikasi menjadi kunci keberhasilan implementasi dari kebermanfaatan sertifikasi ISO. Sehingga, perlu digaris bawahi mempertahankan sertifikasi ISO bisa terwujud melalui pengkajian ulang mengenai syarat ISO apakah ada yang belum terpenuhi, ataupun cara-cara tertentu untuk mempertahankannya. Maka untuk mewujudkan cita-cita mempertahankan sertifikasi ISO perlu komitmen dan perbaikan berkelanjutan.