Blog Details

Penerapan ISO 9001 Pada Universitas

15 Menit Membaca-

Perguruan Tinggi (PT) atau universitas berperan sangat penting dalam menciptakan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas bagi suatu bangsa. Namun dari sekitar 4.500 perguruan tinggi negeri dan perguruan tinggi swasta yang ada saat ini, ada banyak perguruan tinggi yang mutunya di bawah standar.

Dampak perguruan tinggi tidak bermutu membuat pemerintah mencabut izin operasionalnya. Semua perguruan tinggi yang dicabut izin operasionalnya adalah akibat tidak memenuhi standar nasional pendidikan tinggi. Hal ini turut berdampak pada pembentukan SDM mengingat universitas berperan untuk menciptakan SDM berkualitas.

Tantangan untuk menjaga mutu perguruan tinggi ke depan semakin penting dilakukan. Apalagi di dunia yang persaingannya semakin ketat hingga tingkat global, sehingga menjadi tantangan tersendiri dalam mempersiapkan SDM berkualitas. SDM yang berkualitas tentu membuat Indonesia mampu bersaing ketat dengan SDM dari negara lain.

Menyadari hal tersebut, perguruan tinggi harus terus berusaha meningkatkan performanya agar dapat menghasilkan mutu pendidikan yang unggul dan melahirkan lulusan dengan kualitas yang terbaik. Salah satu upaya yang baik dilakukan adalah mendorong adopsi standar ISO 9001 ke dalam proses-proses kegiatan di perguruan tinggi.

Bagaimana penerapan standar ini di universitas? Berikut kami jelaskan untuk mengetahui penerapan ISO 9001 di universitas:

ISO 9001 Pada Universitas

 

Apa Itu ISO 9001?

Sebelum mengetahui penerapannya di universitas, perlu diketahui terlebih dahulu apa itu ISO 9001. ISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu (SMM). Standar tersebut diterbitkan pertama kali pada tahun 1987 dan direvisi pada tahun 1994, 2000, dan 2008.

ISO 9001 bersifat generik, artinya standar yang sama dapat diterapkan pada berbagai organisasi baik besar atau pun kecil, apapun produk dan layanannya, dalam sembarang aktivitas suatu sektor, dan apakah itu adalah perusahaan bisnis, layanan publik, perguruan tinggi atau departemen pemerintahan.

Sistem manajemen mengacuĀ pada apa yang organisasi lakukan untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkannya sendiri, seperti memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, sesuai dengan peraturan, atau tujuan perusahaan, dan memenuhi sasaran mutu.

Standar ini memberikan sistem yang mengarahkan perusahaan memiliki pedoman operasional terbaik demi tujuan untuk menghasilkan kualitas yang terbaik pula. ISO 9001 berisi pedoman bagi perusahaan yang ingin memiliki sistem operasional yang baik.

Pedoman akan menjadi sebuah sistem pada perusahaan, sehingga perusahaan akan bergantung pada sistem bukan pada orang. Sebab perusahaan yang baik harus bergantung pada sistem yang baik pula.

Baca juga :

Kemudian dalam pelaksanaan sistemnya, SMM ISO 9001:2015 memiliki 8 prinsip utama yaitu:Ā 

  1. Fokus pada pelanggan
  2. Kepemimpinan
  3. Keterlibatan personel
  4. Pendekatan proses
  5. Pendekatan sistem untukĀ pengelolaan
  6. Perbaikan terus menerus
  7. Pendekatan pengambilanĀ keputusan berdasarkan fakta
  8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

ISO 9001 Pada Universitas

 

Alasan Penerapan ISO 9001 di Perguruan Tinggi

ISO 9001 merupakan standar internasional tentang sistem manajemen mutu, dimana sebuah organisasi butuh untuk memperlihatkan kemampuannya secara konsisten untuk memenuhi persyaratan customer, peraturan dan undang-undang.

Standar ini bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem yang efektif, termasuk proses untuk perbaikan terus menerus sistem dan jaminan kesesuaian persyaratan customer, peraturan, dan perundang-undangan.

Standar tersebut bersifat generik dan dapat diterapkan pada semua organisasi, terlepas dari tipe, ukuran, dan produk yang diberikannya. Dalam kaitan tersebut, ISO 9001 dapat juga diterapkan oleh perguruan tinggi sebagai kerangka sistem manajemen mutunya.

Upaya penerapan ISO 9001 pada PT dapat dilihat sebagai sebuah langkah untuk memberikan tata kelola yang baik, meraih praktek pendidikan terbaik, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memberikan respon yang lebih baik pada kebutuhan industri.

Beberapa alasan utama organisasi pendidikan seperti perguruan tinggi menerapkan ISO 9001 yaitu:

  1. Promosi bahwa organisasi memiliki image bermutu tinggi, visibilitas yang tinggi, dan kredibilitas
  2. Respon pada faktor eksternal
  3. Mengembangkan sistem jaminan mutu secara keseluruhan
  4. Peningkatan pada beberapa kegiatan organisasi yang spesifik

Penerapan sistem manajemen mutu bagi perguruan tinggi harus menjadi keputusan strategis yang diputuskan oleh pimpinan perguruan tinggi. Hal ini dilakukan karena penerapannya dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:

  1. Lingkungan organisasi, perubahan pada lingkungan tersebut, dan risiko terkait dengan lingkungan tersebut.
  2. Kebutuhan-kebutuhan organisasi
  3. Sasaran-sasaran organisasi
  4. Produk yang diberikan
  5. Proses yang dikerjakan
  6. Struktur dan ukuran organisasi

Dalam konteks universitas, ISO telah mengeluarkan standar intrepretasi ISO 9001 yang dapat digunakan untuk merancang sistem manajemen mutu sebuah PT yaitu ISO 21001. ISO 21001 merinci bagaimana aplikasi persyaratan ISO 9001 dalam konteks sebuah organisasi pendidikan.

ISO 21001 menjadi panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 bagi lembaga pendidikan.

Meskipun demikian, apabila dikaitkan dengan lingkup layanan universitas, standar tersebut lebih terfokus pada layanan akademik sehingga kurang sesuai untuk perguruan tinggi yang ingin menerapkan ISO 9001 pada layanan administrasi saja.

ISO 9001 Pada Universitas

 

Gambaran Produk yang Dihasilkan Universitas

Sertifikasi ISO 9001 dapat diterapkan pada keseluruhan organisasi atau pada bidang tertentu saja. Organisasi yang memiliki range produk yang luas biasanya akan memulai sertifikasi dengan pilot departemen sebelum secara keseluruhan dilakukan sertifikasi.

Universitas termasuk organisasi yang memiliki range produk yang luas. Berikut gambaran produk yang dihasilkan oleh universitas:

  1. Jasa Akademik: kurikulum, silabus perkuliahan, diktat/bahan ajar, evaluasi pengajaran/ujian, bimbingan, dan praktikum.
  2. Jasa Administrasi: administrasi umum, administrasi akademis, dan administrasi keuangan.
  3. Jasa Ekstra kurikuler: Program olah raga, kesenian, pengembangan karier dll.
  4. Jasa Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat: Ide/Konsep penelitian, teori dan pengetahuan baru.

Salah satu fenomena yang terjadi dalam penerapan ISO 9001 pada universitas adalah adanya sertifikasi ISO 9001 secara parsial dengan pilihan lingkup sertifikasi jasa administrasi. Fenomena tersebut cukup menarik untuk dikaji mengingat core business universitas berada pada jasa akademik yang berarti lingkup tersebut seharusnya terlebih dahulu disertifikasi sebelum lingkup-lingkup lainnya, termasuk lingkup jasa administrasi.

ISO 9001 Pada Universitas

Manfaat Penerapan ISO 9001 Pada Universitas

Sebuah organisasi yang menerapkan ISO 9001 dalam operasionalnya dapat disimpulkan bahwa barang atau jasa yang dihasilkan akan terjamin kualitasnya. Serta organisasi tersebut telah memenuhi standar internasional dalam menjalankan kegiatannya.

Sertifikat ISO 9001Ā adalah standar sistem manajemen mutu yang berorientasi pada manajemen risiko dan peluang dalam pengendalian mutu pelayanan. Hal ini berguna untuk menjaga peningkatan mutu pendidikan tetap berkelanjutan sehingga dapat terpenuhi kebutuhan lulusan yang terampil dan siap kerja.

Standar ISO bakal memberikan sejumlah manfaat saat diterapkan di organisasi. Manfaat dari pentingnya implementasi ISO 9001Ā adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kepercayaan pelanggan
  2. Jaminan kualitas produk dan proses
  3. Meningkatkan produktivitas perusahaan
  4. Meningkatkan motivasi, moral dan kinerja karyawan
  5. Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
  6. Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
  7. Meningkatkan cost efficiency dan keamanan produk
  8. Meningkatkan komunikasi internal
  9. Meningkatkan image positif perusahaan
  10. Sistem terdokumentasi
  11. Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

Secara lebih khusus, manfaat standar ISO 9001 akan juga didapatkan oleh universitas yang menerapkannya. Penerapan ISO 9001 pada perguruan tinggi dapat memberikan beberapa manfaat yaitu:

  1. Dokumentasi SMM ISO 9001 akan membuat proses Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dan penelitian berlangsung nyaman, terarah, dan dapat diterima.
  2. Dokumentasi juga meningkatkan pengertian antar fakultas dan staf, dan dapat digunakan untuk melatih staf baru.
  3. Operasional universitas lebih efisien, masalah mutu dapat diidentifikasi, diperbaiki, dicegah,dan kegiatan improvement dapat dilakukan secara sistematis.
  4. Audit mutu internal memungkinkan setiap fakultas dan staf untuk mengemukakan dan memecahkan persoalan-persoalan yang ada, baik yang timbul dari sisi pandang fakultas terhadap departemen maupun dalam aspek pengelolaan yang dilakukan fakultas. Di sisi lain, siswa dan pihak terkait lainnya dapat memanfaatkan proses formal yang ada untuk memberikan tanggapan terhadap proses pelayanan yang berjalan.
  5. Sistem manajemen mutu memberikan penjabaran yang jelas terhadap hak dan kewajiban siswa, fakultas, maupun staf.
  6. Audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi independen menghadirkan perspektif eksternal yang lebih objektif. Hal ini membuka peluang adanya peningkatan mutu. Beberapa hal yang mungkin diidentifikasi dalam proses audit eksternal yaitu kekuatan, kelemahan, dan beberapa potensi improvement yang belum dijalankan.
  7. Kemudahan dalam proses pemasaran dan akreditasi.

Terciptanya lulusan pendidikan tinggi yang terampil dan handal merupakan tanggung jawab penyelenggara pendidikan tinggi untuk mempersiapkannya. Untuk menjamin mutu pendidikan tinggi dilakukan melalui proses akreditasi perguruan tinggi yang dilakukan olehĀ BAN-PT.

Baca juga :

Dengan menerapkan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, universitas dapat memastikan peningkatan mutu pendidikan dan proses bisnisnya sesuai dengan visi misi yang sudah dicanangkan, serta dapat memenuhi persyaratan perundang-undangan, hukum, dan peraturan yang terkait dengan produk atau jasa yang ditawarkan.

Leave a Reply

Subscribe our newsletter

Open chat
Hallo,
Silahkan tinggalkan pesan Anda disini.