Pada kondisi pandemi ini, proses audit untuk sertifikasi sistem manajemen dan surveillance-nya dilakukan dengan cara aktivitas jarak jauh, salah satunya dengan cara online (conference call). Baik Badan Sertifikasi maupun perusahaan harus mulai beradaptasi dengan audit metode seperti ini yang mungkin saja akan dilakukan sampai dengan beberapa waktu ke depan mengingat faktor kondisi yang ada dan efektivitas dari metode ini.

Proses audit sertifikasi seperti ini sudah diarahkan pada ISO 17021 yang memberi guidance pelaksanaan audit. Ditenggarai kondisi pandemi saat ini, proses sertifikasi ini pun dilakukan serba online dari phase pendaftaran hingga proses release sertifikat.

Berikut adalah rangkaian proses audit sertifikasi sistem manajemen dengan metode online:

1. Pendaftaran

Perusahaan atau organisasi yang akan mengajukan sertifikasi sistem manajemen mengisi formulir aplikasi yang berisi data organisasi/perusahaan beserta ruang lingkup sertifikasi. Form aplikasi tidak diisi dalam bentuk hardcopy melainkan diunduh dari web badan sertifikasi (BS), diisi dan diunggah kembali ke web BS atau dikirim via email ke admin badan sertifikasi

2. Penawaran

Dari data dan ruang lingkup yang diberikan, BS akan memberikan penawaran biaya sertifikasi kepada organisasi untuk disetujui.

3. Audit Planning

BS akan mengirimkan Audit Plan kepada organisasi/perusahaan untuk mempersiapkan  auditee  sesuai dengan waktu yang telah ditentukan pada audit plan. Sebelum audit stage 1, perusahaan harus sudah mengirim dokumen-dokumen yang dibutuhkan ke auditor, atau memberikan link tempat penyimpanan dokumen.

4. Audit Stage 1

Audit stage 1 dapat dilakukan secara conference call bersama antara auditor dan organisasi/perusahaan  atau dapat juga hanya dilakukan secara terpisah oleh auditor dengan memeriksa dokumen-dokumen yang telah dikirimkan. Output Audit stage 1 adalah rekomendasi dari auditor bagi perusahaan/organisasi untuk melanjutkan ke audit stage 2 berdasarkan kesiapan dokumentasi yang telah diperiksa

5. Audit Stage 2

Audit stage 2 harus dilakukan dengan mewawancarai auditee atau pemilik proses untuk memastikan bahwa sistem  manajemen yang telah dibangun telah dijalankan dengan baik dan konsisten. Proses wawancara inin tentunya dilakukan dengan metode conference call. Auditee juga harus mempersiapkan setiap dokumen yang mungkin ditanyakan dalam bentuk softcopy, agar mudah dibagikan (shareable) ke auditor selama proses audit berlangsung. Output proses audit stage 2 ini merupakan rekomendasi kelulusan organisasi/perusahaan dalam meraih sertifikasi sistem manajemen yang diterapkan. Dalam audit stage 2 ini dapat saja ditemukan non-conformity dan saran perbaikan yang ditemukan oleh auditor, untuk itu organisasi harus menjawab temuan non-conformity tersebut dengan rencana tindakan perbaikan agar sertifikat dapat segera dikeluarkan.

6. Rilis Sertifikat

Badan Sertifikasi akan merilis sertifikat setelah semua tindakan perbaikan telah diterima dan disetujui. Dalam hal-hal tertentu, penerbitan dan serah terima sertifikat ini dilakukan dengan ceremony yang melibatkan manajemen dan perwakilan karyawan di perusahaan dengan perwakilan Badan Sertifikasi terntunya.

7. Surveillance Audit

Surveillance audit akan dilakukan secara berkala per semester atau tahunan untuk melihat konsistensi penerapan sistem manajemen yang telah lulus sertifikasi sebelumnya. Aktivitas ini juga dilakukan dengan metode online.

Demikian rangkaian proses audit sertifikasi sistem manajemen atau yang lebih dikenal audit ISO. Diharapkan setelah membaca ini perusahaan/organisasi tidak ragu dan tidak canggung lagi dalam mempersiapkan diri menhadapi audit. Kesiapan perusahaan/organisasi dalam beradaptasi dengan metode audit secara jarak jauh ini turut menentukan efektivitas dari audit yang dilakukan.

Persiapkan organisasi anda dan selamat meraih keberhasilan

Salam Improvement